Ben jij verantwoordelijk voor de personeelsplanning? Kost dit je veel tijd en is het erg foutgevoelig? Zou je wel wat handige tips kunnengebruiken? Lees dan hieronder hoe je efficiënter, sneller en slimmer kunt plannen!
1. Stap over op personeelsplanning software
Maak je de personeelsplanning nog in Excel? Dit is foutgevoelig en kost veel tijd. Ook het communiceren van het rooster of wijzigingen in het rooster is met Excel erg bewerkelijk. Er zijn verschillende planningstools waarmee je makkelijk en efficiënter je medewerkers kunt inplannen en het rooster gemakkelijk inzichtelijk maakt voor je medewerkers. Heb je een complexe planning? Dan is het softwarepakket Checks dé oplossing!
2. Stel je planningsproces op
Er zijn verschillende manieren waarop je tot een personeelsplanning kunt komen. Stel vast op welke wijze jij tot de roosters wilt komen. Je kunt dit bijvoorbeeld doen op basis van (praktisch) zelfroosteren waarbij medewerkers zelf veel invloed hebben op hun rooster. Je kunt ook de roosters van tevoren vullen en de medewerkers de gelegenheid geven om achteraf diensten te ruilen. Uiteraard zijn er ook allerlei vormen die hier tussenin vallen. Bepaal welke manier van roosteren het beste bij jou en je bedrijf past.
3. Een goed begin is het halve werk
Als je aan de slag gaat met een planningstool, vul dan van tevoren zoveel mogelijk gegevens in. Dit maakt het maken van de planning straks makkelijker en efficiënter. Je kunt hierbij denken aan gegevens over je medewerkers, maar ook aan diensten, taken, locaties en werkplekken. Het is ook handig om de contracturen, competenties, vakanties, afspraken etc. in te voeren. Als je gebruik maakt van een softwarepakket voor het plannen dan kun je ook de medewerkersgegevens automatisch laten koppelen aan de planningstool. Alle wijzigingen in de gegevens van medewerkers komen dan automatisch ook in je planningstool terecht. Wel zo handig!
4. Maak een prognose werkaanbod
Bepaal van tevoren hoeveel medewerkers je verwacht nodig te hebben op de verschillende momenten. Hier zijn verschillende factoren op van invloed afhankelijk van het soort bedrijf. Zo zijn bijvoorbeeld voor een pretpark het weer, vakantiespreiding en beschikbaarheid van oproepkrachten bepalend voor de benodigde werknemers. Bij een visafslag kan de hoeveelheid visvangst van invloed zijn op het aantal werknemers dat die dag nodig is.
5. Bezettingseisen in het basisrooster
Als je hebt vastgesteld wat de gewenste bezetting is voor de verschillende diensten, dan kun je dit van tevoren in het plansysteem zetten. Dit noemen we ook wel de bezettingseis of de werkvraag. Op basis van deze bezettingseis kun je dan vervolgens je medewerkers gaan inplannen.
6. Personeelsrooster opstellen
Er zijn verschillende manieren waarop je het rooster daadwerkelijk kunt vullen. Zoals we eerder aangaven is zelfroosteren een optie als je medewerkers een grote rol wil geven bij het tot stand komen van het rooster. Indien je als planner het rooster (voor een groot deel) vooraf wilt vullen dan kun je dit met een softwarepakket op verschillende manieren doen. Je kunt dit uiteraard handmatig doen, maar je kunt het rooster ook automatisch laten vullen. Dit kun je doen met roulatieroosters / ploegenroosters of automatisch roosteren. Je kunt ook een combinatie van verschillende manieren hanteren. Je kunt bijvoorbeeld eerst roulatieroosters maken. Vervolgens kun je voor de diensten die open blijven staan de automatische verdeler gebruiken en tot slot handmatig de diensten vullen die dan nog open staan.
7. Diensten ruilen via een planningstool
Het is belangrijk dat medewerkers de gelegenheid krijgen om diensten te ruilen of extra diensten aan te vragen. Dit geeft medewerkers het gevoel dat ze invloed hebben op de totstandkoming van het rooster en dat leidt dat een hogere werknemerstevredenheid.
Indien je met Excel roosters maakt dan is het ruilen van diensten lastig en arbeidsintensief. Je moet immers je medewerkers per mail, telefoon of persoonlijk benaderen. Met een planningstool kun je heel gemakkelijk diensten aanbieden en kunnen medewerkers intekenen op openstaande diensten. Medewerkers ontvangen hier notificaties van. Hierdoor hoeft er niet meer onnodig heen en weer gemaild te worden. Dit scheelt een hoop tijd en energie!
8. Plan verder vooruit
Plan zo ver mogelijk vooruit, zodat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Probeer een rooster minimaal één maand vooruit te maken. Daarvoor is het belangrijk dat werknemers ruim van te voren aangeven op welke dagen ze vrij willen nemen of andere verplichtingen hebben. Zet deze gegevens in het rooster. Houd ook bij hoeveel uren de werknemer moet en/of mag werken, afhankelijk van de contractafspraken. Je softwarepakket houdt natuurlijk voor je bij hoeveel uren je medewerkers al hebben gewerkt ten opzichte van de contracturen.
9. Wet- en regelgeving op orde
Houd goed bij welke regelgeving vereist is. Denk daarbij aan de CAO, onregelmatigheidstoeslagen, arbeidstijdenwet, en arbeidstijdenbesluit. Werk je nog met Excel? Dan is het een behoorlijke kluif om dit goed bij te houden. Als je een planningstool gebruikt dan houdt het softwarepakket hier automatisch rekening mee en geeft seintjes als je de wet- en regelgeving overtreedt. Wel zo gemakkelijk!
10. Rooster communiceren via het Web of een App
Als de roosters klaar zijn dan wil je deze uiteraard communiceren naar je medewerkers. Indien je de planning maakt in Excel is dit veel handwerk. Met een planningstool als Checks kunnen je medewerkers realtime de roosters bekijken via een App op hun telefoon of via een webtool (MyChecks). Op deze manier hebben medewerkers altijd de laatste versie van het rooster bij de hand.
Meer weten?
Wil je meer weten over personeelsplanning met een softwarepakket? We vertellen je graag meer over de mogelijkheden en voordelen van ons softwarepakket Checks. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend advies of een demo.
Geschreven door: Brigit