Personeelsplanning verbeteren?

Deel dit artikel

Start met deze 10 tips!

tips personeelsplanning

Wilt u uw personeelsplanning verbeteren? Kan het efficiënter, sneller en slimmer? Lees hieronder onze 10 tips!

1. Bepaal doelen personeelsplanning

Waar loopt u tegenaan bij het plannen van uw personeel? Waar kunt u slimmer mee omgaan qua inzet van uw medewerkers of wellicht zelfs kosten besparen? Wilt u sneller plannen, tijd besparen met urenregistratie, op basis van competenties plannen, automatische data uitwisseling met andere pakketten of juist uw medewerkers meer betrekken met zelfroosteren? Kortom, wat wilt u bereiken met uw personeelsplanning?

2. Voldoen huidige proces en middelen?

Kunt u uit de voeten met het huidige proces en middelen om een goede personeelsplanning te maken en uw doelen te bereiken? Werkt iedereen mee? Wilt u de planner alles zelf laten plannen of geeft u de medewerkers meer verantwoordelijkheden? Heeft uw organisatie (nieuwe) software nodig voor het maken van de personeelsroosters?

3. Nieuwe planningstool nodig?

Ga aan de slag met de (nieuwe) planningssoftware en betrek directie, planners en medewerkers in het proces. Wees open over de gewenste resultaten, de middelen, verantwoordelijkheden, planning etc. Voor een geslaagde introductie van het nieuwe pakket heeft u management en medewerkers nodig.

4. Aan de slag

Vul uw planningstool met de gegevens van uw mensen, diensten, taken, locaties en werkplekken. Voer ook de contracturen, competenties, vakanties, afspraken etc. in. Maakt u gebruik van een softwarepakket, dan biedt uw planningstool ook de mogelijkheid om via een koppeling uw medewerkersgegevens automatisch in te laten lezen.

5. Maak een prognose werkaanbod

Wat is het werkaanbod? Hoeveel werk verwacht u? Maak een berekening van de benodigde bezetting op basis van verwachte werkzaamheden. Zo zijn bijvoorbeeld voor een pretpark het weer, vakantiespreiding en beschikbaarheid van oproepkrachten bepalend voor uw forecast van het werkaanbod.

6. Bezetting in het basisrooster

Hoeveel mensen heeft u nodig, wat zijn de bezettingseisen? U vult in uw ‘basis’ rooster de gewenste bezetting op de diensten in zodat u hier later uw mensen op kunt inplannen. Met een softwarepakket kunt u automatisch uw rooster laten vullen, gebruik maken van vaste roosters of roulatieroosters. Of uw medewerkers toestemming geven om zelf in te tekenen op openstaande diensten.

7. Personeelsrooster opstellen

Start met het inplannen van uw mensen op diensten. Indien van toepassing begint u met het plannen van de moeilijke (weekend- en nacht-)diensten en werkt u vervolgens terug naar de makkelijke diensten. Gebruikt u software voor het maken van uw roosters? Dan kunt u kiezen uit vaste roosters, roulatieroosters / ploegenroosters, automatisch roosteren of zelfroosteren. Wat past het beste bij uw eerder geformuleerde doelen voor de personeelsplanning? Bij ploegendiensten is het voor de gezondheid en het sociale leven van uw medewerkers van belang om het personeelsrooster voorwaarts roterend op te stellen: eerst vroege diensten, dan late diensten en tot slot de nachtdiensten. Lees ook de vuistregels voor ergonomisch roosteren.

8. Plan verder vooruit

Plan zo ruim mogelijk vooruit, zodat u en uw medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Probeer een rooster minimaal één maand vooruit te maken. Daarvoor is het belangrijk dat werknemers ruim van te voren aangeven op welke dagen ze vrij willen nemen of andere verplichtingen hebben. Zet deze gegevens in het rooster. Houd ook bij hoeveel uren de werknemer moet en/of mag werken, afhankelijk van de contractafspraken. Uw softwarepakket houdt natuurlijk voor u bij hoeveel uren uw medewerkers al hebben gewerkt ten opzichte van de contracturen.

9. Wet- en regelgeving op orde

Welke regelgeving is vereist? Denk daarbij aan de CAO, arbeidstijdenwet, arbeidstijdenbesluit en onregelmatigheidstoeslagen. Uw softwarepakket houdt hier automatisch rekening mee en geeft seintjes als u wet- en regelgeving overtreedt. Werkt u nog met Excel, houd hier dan rekening met het nodige handmatige werk om ervoor te zorgen dat u aan alle eisen voldoet.

10. Analyseer

Analyseer wederom uw aangepaste personeelsplanning. Bent u nu tevreden? Zijn de gewenste doelen behaald? Indien u nog aanpassingen wilt aan het proces, neem dan contact op met uw softwareleverancier als u gebruik maakt van een pakket. Of neem eventueel een gespecialiseerde consultant in de arm om samen met u de personeelsplanning te analyseren en te verbeteren.

Meer weten?

Wilt u meer weten over personeelsplanning met een softwarepakket? We vertellen u graag meer over de mogelijkheden en voordelen van ons softwarepakket Checks. Neem gerust contact met ons op voor vrijblijvend advies of een demo.

Menu