Afgelopen najaar stapte het Network Control Centre van Inmarsat in Burum, onderdeel van de gelijknamige internationale organisatie op het gebied van satellietcommunicatie, over op Checks voor haar personeelsplanning. Na een eerdere vlotte implementatie van het softwarepakket brachten we wederom een bezoek aan de indrukwekkende locatie op het Friese platteland om te zien hoe Checks wordt ingezet voor een betere personeelsplanning.
24/7 dienstverlening
Inmarsat is gespecialiseerd in telecommunicatiesatellieten en levert wereldwijd telefonie en datadiensten via land, zee en lucht. Marcel Kingma is de manager van het Network Control Centre (NCC) bij Inmarsat in het Friese Burum. De 15 medewerkers van het NCC verzorgen met name de controles van de satellietgegevens die binnenkomen. Ze leveren 24 uur per dag, 7 dagen in de week hun netwerkdiensten aan de klanten. Buiten staan enorme schotels voor de ontvangst van de data. Binnen een moderne ruimte met vele schermen waarop alle gegevens goed gemonitord worden. Zodra er meldingen binnen komen wordt er direct gehandeld door de twee medewerkers die samen een dienst van 8 uur draaien. Ook een scherm met het personeelsrooster in MyChecks hangt in deze ruimte zodat iedereen het actuele rooster kan bekijken.
Efficiënter personeel plannen
Marcel Kingma, de manager van het NCC in Burum, is nu ongeveer een jaar in dienst bij Inmarsat. Hij heeft een achtergrond bij Defensie en ruime ervaring in de IT en communicatie. Toen hij startte bij Inmarsat werd hem duidelijk dat er veel tijd werd besteed aan het personeelsrooster. Hij vroeg planner Ronald Pomp om uit te zoeken of het niet efficiënter kon. Ronald doet het plannen naast zijn hoofdtaken bij Inmarsat dus tijdwinst was een welkom voordeel van een nieuw planningspakket. Hij ging op zoek naar alternatieven voor hun huidige pakket en kwam toen al snel bij Integral terecht met de wens dat al hun specifieke regels rondom onregelmatigheidstoeslagen en de arbeidstijdenwet hier goed en makkelijk in bijgehouden moesten worden.
Waarom Checks?
‘Met Checks kan er echt vooruit gepland worden’, aldus Marcel Kingma. ‘We stellen een roosterpatroon op dat voor het hele jaar doorgetrokken kan worden. Dat is een stuk makkelijker dan voorheen, toen kon dat niet. Ook de rapportages in ChecksCounts zijn een aanwinst, ik maak daar veel gebruik van voor het toekennen van de verschillende onregelmatigheidstoeslagen en controle op de arbeidstijdenwet. We hebben nogal wat regels om rekening mee te houden.’
Checks bevalt goed en is echt een verbetering
Van werkvraag naar werkrooster
Bij Inmarsat hebben ze een vast patroon gemaakt voor hun roulatierooster. Dat vaste patroon noemen we bij Integral werkvraag. Een basisrooster wordt gevuld met de aantallen medewerkers die nodig zijn op de dagen, diensten en taken. De zogenoemde werkvraag in het rooster wordt bij Inmarsat circa een maand van tevoren definitief gemaakt waarbij de medewerkers op de diensten worden gepland. Hierna komt het rooster online beschikbaar voor de medewerkers. Zij kunnen het rooster via MyChecks en ChecksApp bekijken en eventueel intekenen op openstaande diensten. ‘Hoewel’, geeft Marcel aan, ‘het zelfroosteren werkte bij ons niet zo goed. Zodoende laten we toch de planner weer het rooster opstellen. In de praktijk merkte je dat er gewoon weinig werd ingetekend op de openstaande diensten.’
Rapportages en urenregistratie bieden gemak en tijdwinst
Kingma geeft aan dat er ook rapportages worden gedraaid op specifieke taken zoals maintenance. De medewerkers krijgen namelijk ook neventaken toebedeeld. De rapportages bieden veel inzicht in de bezetting en de gemaakte uren op de verschillende taken.
‘Deze rapportage is gemaakt in ChecksCounts en biedt ons belangrijke inzichten waar we op kunnen sturen. Ook de urenregistratie in Checks bespaart ons nu veel tijd, zowel voor de medewerkers als voor de manager. Voorheen legde de manager de oorspronkelijke planning en de daadwerkelijk gewerkte uren naast elkaar om te vergelijken hoeveel uren er zijn gewerkt en of iedereen genoeg uren draait. Nu is dat niet meer nodig met ChecksCounts. Ik heb direct overzicht, kan makkelijk accorderen en bespaar zodoende veel tijd. Hetzelfde geldt voor het toekennen en verwerken van de onregelmatigheidstoeslagen en ATW controle, ook dat bespaart veel tijd’, aldus Marcel Kingma.
Samenwerking
Marcel Kingma is heel tevreden over de samenwerking met Integral, de leverancier van Checks. ‘Checks bevalt goed en is echt een verbetering. Als er een vraag is vanuit onze kant, dan wordt dat goed opgepakt bij Integral. Prettig dat we snel kunnen schakelen’.