Esther Renes is een van de implementatieconsultants voor de personeelsplanning software Checks. Ze begeleidt, samen met haar collega Marijke Landman de implementaties van het softwarepakket Checks bij nieuwe klanten. Zij zorgt dat je als nieuwe klant goed uit de voeten kunt met dit planningspakket. In dit interview lezen we hoe zo’n implementatietraject in zijn werk gaat.
Hoe verloopt het begin van de implementatie?
“Het implementatietraject begint meestal met een kick off. Omdat er tijdens deze kick off veel mensen aanwezig zijn doen we deze kick off vaak online. Tijdens deze kick off maken we kennis met elkaar en bepalen we wanneer we gaan beginnen. Parallel loopt de installatie van Checks. Dit kan zowel in de Cloud als lokaal. Wij begeleiden dit en helpen bij het inloggen.”
Wat is de volgende stap?
“Na de kick off volgt een sessie met de key user, vaak is dit een planner. Deze key user richt het samen met de implementatieconsultants verder in. De key user is belangrijk voor de implementatie. Alle basisgegevens worden ingevoerd; welke medewerkers en welke werkplekken en taken zijn er? Dit hoeft niet allemaal met de hand ingevoerd te worden. Dit kan vanaf een lijst of vanaf een directe koppeling worden ingevoerd. Vaak gebeurt deze sessie met de key user op kantoor bij de klant. Online zou deze sessie ook kunnen, maar het is ook wel fijn om elkaar een keer real life ontmoet te hebben. Het is goed dat er nu een mix van online en offline mogelijk is.”
Hoe worden de roosters ingericht?
“Als de basisgegevens eenmaal ingevoerd zijn dan kan begonnen worden met het inrichten van vaste roosters, competenties en werkvraag. Hierbij moet er goed nagedacht worden over het planningsproces. Soms moet dit nog helemaal uitgedacht worden. De verschillende teamleiders moeten op eenzelfde wijze plannen anders loopt het planningsproces vast. Als dit planningsproces helder is en de planningsparameters goed gedefinieerd zijn dan kan het rooster gemaakt gaan worden in Checks.”
“Tijdens deze fase wordt er vaak intensief samengewerkt, want nadenken over werkvraag leidt bijvoorbeeld weer tot aanpassingen in taken en dat leidt weer tot aanpassingen in het planningsproces. Zo wordt er in deze fase heel wat over en weer gespard.”
Hoe raken planners bekend met de software?
“Het trainen van de planners gaat eigenlijk vanzelf doordat de planners Checks zelf inrichten. Hierbij krijgen de planners bij iedere stap begeleiding en uitleg van ons. Een officiële training doen we vaak pas als de klant al even live is. Dit is meer voor de finetuning en om andere medewerkers hetzelfde niveau als de planner te laten krijgen.”
Wanneer gaan jullie aan de slag met MyChecks en de App?
“Nadat de eerste planning gemaakt is zetten we MyChecks en de App klaar voor de communicatie van de roosters met de medewerkers. Soms testen we het eerst met een paar medewerkers. Voor MyChecks en de App moeten keuzes gemaakt worden, wat zetten we wel of niet open? Mogen medewerkers zelfroosteren en/of diensten ruilen? Mogen ze collega’s zien of niet? Deze fase duurt niet zo lang, want het is vrij toegankelijk en duidelijk.”
Hoe komen de managementrapportages tot stand?
“Naast het maken van de roosters en de communicatie via MyChecks en de App hebben we uiteraard ook nog de module Counts voor de management rapporten. In deze rapporten kun je bijvoorbeeld uitdraaien hoe vaak er op een taak / lijn gewerkt is. We gebruiken het ook voor uren administratie. Het rapport kan bijvoorbeeld worden ingelezen in Afas. We kunnen ook looncomponenten in Checks zetten. Deze rapporten worden door op verzoek van de planners door ons gemaakt, bijvoorbeeld ook vakantiekaarten. “
Hoe lang duurt een implementatietraject?
“De duur van de implementatie hangt af van verschillende factoren. Een belangrijke factor is tijd. Hoeveel tijd heeft een klant ingepland om de implementatie te doen en intern te begeleiden? En is het interne planningsproces al voldoende helder zodat er direct gestart kan worden met de inrichting in Checks? Dat kan anders een vertragende factor zijn. Bij sommige klanten gaat het heel snel, bijvoorbeeld in 1 of 2 tot 3 maanden maar dit is dus afhankelijk van onder andere tijd, focus, helder planproces en ook van de grootte van de organisatie en het snel kunnen nemen van beslissingen.”
Wanneer wordt er live gegaan?
“Als alles klaar staat en getest is, dan vindt de livegang plaats. Dit is het moment dat je het oude systeem weggooit en echt officieel overgaat op het nieuwe systeem.”
Wat gebeurt er na de livegang?
“Na de livegang blijven we de klanten natuurlijk support bieden. Maar vaak worden er ook nog specifieke dingen toegevoegd, zoals koppelingen met HRM systemen, administratiesystemen, boekhoudsystemen en een koppeling met Outlook en Google Agenda behoren allemaal tot de mogelijkheden. Vaak hebben we nog regelmatig contact en wordt er naar extra mogelijkheden gevraagd bijvoorbeeld voor rapportages (Counts).
Heb je nog tips voor een succesvolle implementatie?
“Het is vooral belangrijk dat de planner er tijd voor vrij maakt om het systeem te leren kennen en dat deze bereid is om het zelf te doen en niet alleen werkinstructies te volgen. Het systeem is daar veel te omvangrijk voor, dat is zonde. Daarnaast is een goede projectmanager belangrijk, zodat anderen binnen de organisatie erbij betrokken worden en dat de planner goed kan overdragen wat de bedoeling is.”
Mooiste moment?
“Ik vind het mooiste moment wanneer je ziet dat een nieuwe klant het systeem gaat ownen. De klant komt dan met vragen waardoor je merkt dat iemand zich thuis voelt in het systeem. Je kunt dan de klant loslaten en de wijde wereld in laten gaan.”
“Wat ik ook heel leuk vind is dat als je een klant die het systeem al heel goed in de vingers heeft toch nog wat mooie nieuwe dingen kunt leren. Het planningspakket Checks is zo uitgebreid, de mogelijkheden zijn eindeloos. Het is mooi om dat aan klanten te kunnen laten zien!”
Esther Renes, implementatieconsultant