In het best bewaarde Middeleeuwse kasteel van Nederland
is het een komen en gaan van bezoekers. Rijksmuseum Muiderslot is eind 2016 gestart met Checks voor onder andere het plannen van de gidsen op rondleidingen. Naast Checks wordt er ook gebruik gemaakt van MyChecks, de ChecksApp en ChecksCounts om efficiënt te plannen en te communiceren met de medewerkers.
Plannen met competenties
Voordat het Muiderslot voor Checks koos, werd er gebruik gemaakt van Excel voor het maken van de roosters. Het rooster werd destijds opgehangen en met regelmaat werden er nieuwe roosterwijzigingen doorgevoerd op papier. Een rooster dat onoverzichtelijk was en waarbij continu gecommuniceerd moest worden om medewerkers te wijzen op hun nieuwe werktijden. Bovendien leidde het tot fouten. ‘Daar wilden we van af’, zo stelt Saskia Wakker, Coördinator secretariaat/kassa, sales en touroperators, en tevens verantwoordelijk voor de personeelsplanning bij het Muiderslot. Doel was om alle medewerkers die bezig zijn met de uitvoering op het kasteel een actueel rooster te bieden. De medewerkers krijgen in Checks competenties toegekend waardoor ze 1 of vaak zelfs meerdere taken hebben zoals gids, kassamedewerker, routier, dagverantwoordelijke of telefoondienst. In de toekomst wil Saskia hier ook de locatieverhuur nog aan toevoegen.
Complexe roosters
Het rooster bij Muiderslot wordt steeds complexer. Mensen hebben meerdere competenties (bijvoorbeeld kassamedewerker en telefoondienst) binnen het kasteel maar regelmatig ook nog een andere baan buiten het kasteel. Zaken waar allemaal goed rekening mee moet worden gehouden bij het opstellen van het rooster. De keuze voor Checks zorgt ervoor dat het rooster altijd actueel en inzichtelijk is voor de medewerkers via MyChecks en de ChecksApp.
Muiderslot heeft voor haar personeel roulatieroosters gemaakt in Checks, één voor de zomer en één voor de winter. Medewerkers kunnen via MyChecks een aanvraag doen om diensten te ruilen en inschrijven op openstaande diensten.
Voordelen Checks
De actualiteit van het rooster en de snelheid van het communiceren met de medewerkers zijn de primaire voordelen van Checks voor personeelsplanning bij het Muiderslot. Daarnaast worden fouten voorkomen en is het rooster overzichtelijk. ‘We wilden ook mee gaan met de tijd’, geeft Saskia Wakker aan. ‘Medewerkers waarderen het dat ze hun rooster makkelijk even kunnen bekijken op de App. Tenslotte biedt Checks gemak en een kleine tijdwinst voor het Muiderslot’. Saskia verwacht dat er in de toekomst meer winst kan worden geboekt als er nog meer gebruik wordt gemaakt van de vele mogelijkheden van Checks.
Samenwerking Muiderslot en Integral
‘Het contact en de samenwerking met Integral is uitstekend’, vertelt Saskia. ‘Ik merk dat er actief wordt meegedacht als ik wensen heb. Niet alles kan altijd direct worden opgelost maar mijn vragen worden serieus behandeld. Integral levert goede service en is een prettige partner om mee samen te werken’.