Do’s & don’ts bij implementatie nieuwe software
Uw organisatie is de laatste tijd gegroeid en is toe aan een nieuwe stap. U wilt daarom stoppen met het plannen in Excel en starten met een professioneel softwarepakket voor uw personeelsplanning. Of u gaat van het ene roosterpakket naar het andere. Maar dan? Wat staat u allemaal te wachten? Om u voor te bereiden op het implementatietraject, geven wij u een aantal do’s & don’ts mee. Zodat u snel van start kunt met de roostersoftware die het leven op uw werkvloer een stuk makkelijker gaat maken.
Voorbereiding
Eerder heeft u bij het zoeken naar een geschikte leverancier voor uw nieuwe roostersoftware waarschijnlijk al een RFI/RFP opgesteld. Hierin staat duidelijk omschreven waar de nieuwe software aan moet voldoen. Bij de start van het project past u uw lijst van eisen/wensen eventueel nog aan. Wellicht bent u tot nieuwe inzichten gekomen in overleg met uw leverancier? U bepaalt de systeeminrichting en legt deze vast in een functioneel ontwerp. Hiervoor heeft u uw huidige werkwijze wat betreft het planningsproces goed geanalyseerd. Natuurlijk neemt u uw aanvullende wensen wat betreft de personeelsplanning mee in het ontwerp. Maar let wel op dat het werkbaar blijft. U kunt ook in een later stadium, als u al werkt met de nieuwe roostersoftware, minder urgente wensen doorvoeren.
Doel nieuwe personeelsplanning software
Het doel van het nieuwe softwarepakket is natuurlijk van het hoogste belang en heeft u al bepaald voordat u een keuze maakte voor een softwareleverancier. Wilt u tijd besparen, het planproces automatiseren ten behoeve van de urenregistratie of efficiënter plannen op basis van de competenties van uw medewerkers? Of uw medewerkers meer betrekken bij de planning via zelfroosteren voor een hogere werknemerstevredenheid? Zorg er voor dat u het doel altijd goed voor ogen houdt.
Projectteam
Bent u eigenaar van of werkzaam bij een (middel)grote organisatie, dan is het goed om een projectteam op te stellen voor de implementatie. Spreek in het team duidelijk af wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft in het proces. Heeft u ook overwogen om eventueel een pilot te draaien? Dit is vooral interessant voor de wat grotere organisaties. U kunt de planner laten schaduwdraaien en de medewerkers alvast de roosters laten testen. Functioneert de applicatie volgens de gemaakte afspraken, dan kunnen de implementatie en livegang ingezet worden.
Succesfactoren
Zorg voor een goede samenwerking binnen het projectteam en met uw softwareleverancier. Betrek de medewerkers bij de voortgang van het project door op alle niveaus te communiceren hierover. Denk daarbij aan verslagen, e-nieuwsbrieven en infographics. Organiseer ook bijeenkomsten voor het personeel. De uitrol kan bijvoorbeeld plaatsvinden middels train de trainer. Daarbij zorgt de softwareleverancier er samen met u of het projectteam voor dat er een aantal trainers worden opgeleid die de gebruikers in uw organisatie weer verder kunnen trainen. Heeft u een kleiner bedrijf, dan kunt u natuurlijk uw planner(s) en eventueel managers laten opleiden die de medewerkers op hun beurt kunnen instrueren over het gebruik. Uw softwareleverancier zal ook altijd een gebruikershandleiding beschikbaar stellen voor u en uw medewerkers.
Valkuilen
Begin niet te snel met inrichten en uitrollen maar denk eerst goed na over de impact van de nieuwe software op uw werkwijze. Een stevig projectteam of een stuurgroep kan hier goed op ingezet worden. Voorkom onrust onder het personeel door onduidelijkheden en probeer van te voren in te schatten waar issues kunnen ontstaan. Weet u ook waar u weerstand kunt verwachten? Vooral als u te maken heeft met medewerkers op afstand is de weerstand mogelijk hoger.
Conclusies en dan… aan de slag!
Wat voegt de meeste waarde toe aan uw planningsproces? Houd uw doelen altijd goed in het vizier tijdens het implementatieproces. Leg uw inrichtingskeuzes en besluiten ook goed onderbouwd vast. Dat voorkomt discussie, zowel intern als met uw softwareleverancier. Neem, eventueel tijdens de pilotfase, de tijd voor aanpassingen of een extra test. En zorg voor voldoende draagvlak en capaciteit voor het slagen van uw implementatie. Natuurlijk draagt uw softwareleverancier samen met u zorg voor een gedegen en vlotte implementatie. De implementatieconsultant zal er alles aan gelegen zijn om u naar tevredenheid van start te laten gaan met uw nieuwe roostertool.
Implementatie van softwarepakket Checks
Bij Integral werken we met korte lijnen en willen we dat u snel aan de slag kunt met onze personeelsplanning software Checks. Onze implementatieconsultant spreekt allereerst uw eisen en wensen tot in detail met u door. Na een of meerdere bezoeken volgt er een testomgeving en gaat de consultant samen met u concreet aan de slag met de inrichting van Checks voor uw planning. Uiteraard wordt u door Integral getraind in het gebruik van Checks. De implementatie volgt op het moment dat de roostersoftware voor u helemaal is getest en ingericht, u goed bekend bent met het gebruik en uw organisatie daar klaar voor is. Heeft u tijdens dit proces of na de implementatie nog verzoeken of vragen, dan staan wij altijd voor u klaar. Integral denkt graag met u mee tijdens het gehele traject van oriëntatie, implementatie en ingebruikname.
Meer weten over dit onderwerp? Neem gerust contact met ons op.
Bron: Presentatie Aan de slag met nieuwe software voor personeelsplanning! door Marlice Noordhoorn, MaNo Projectmanagement en Hauke Sie, Integral (PlanMen WFM congres 2017).