Twente Milieu ontzorgt 9 gemeenten op het gebied van afval en voert veel taken uit in het beheer van de openbare ruimte. Daarnaast geeft Twente Milieu advies over gemeentelijk beleid en levert zij een bijdrage aan het milieubewustzijn en de duurzaamheidsdoelstellingen in deze regio. Twente Milieu heeft zo’n 400 medewerkers, waarvan het merendeel buiten werkzaam is.
Sinds 2013 maakt Twente Milieu gebruik van Checks voor de personeelsplanning. Vandaag heb ik afgesproken met Jos Smook, werkvoorbereider bij Twente Milieu, om te kijken naar zijn ervaring met onze software. Ook bekijken we waar Twente Milieu tegen aan loopt met het plannen van personeel en voertuigen (materiaal) en welke verbeterslagen ze de afgelopen jaren gemaakt hebben. Daarnaast spreken we met Philip Bekkers, Manager Informatie & Automatisering bij Twente Milieu, tevens eindverantwoordelijke voor het applicatielandschap.
Jullie werken al enige tijd met Checks, waarom is Twente Milieu gaan plannen met Checks?
“Wij werken met AfvalRis voor de verloning en de facturatie. De planmodule van dit pakket was voor ons soort bedrijf niet de meest optimale oplossing. Wij planden daarom in Excel. Dit deden we voor 3 vestigingen. Elke dag werd de data handmatig ingevoerd in AfvalRIS. Dit was natuurlijk tijdrovend”.
“Het plannen per vestiging was ook niet zo efficiënt, omdat je op deze manier niet met medewerkers en wagens kon schuiven in het geval van overschotten of tekorten op de verschillende vestigingen. Ik ben bijvoorbeeld zelf planner geweest op de vestiging van Almelo. Dan kwam het voor dat we op de vestiging van Enschede medewerkers tekort hadden en in Almelo een chauffeur over. Dat was natuurlijk niet handig.”
“Daarom wilden we de planning graag centraliseren. Dus dat we alle medewerkers en middelen op één plek hebben staan zodat we makkelijker personeel en voertuigen kunnen uitwisselen. Om deze reden zijn we op zoek gegaan naar een pakket waar je goed in kunt plannen en waar je alles in kwijt kunt. We zijn toen uitgekomen bij Checks omdat Checks een koppeling heeft met AfvalRIS en omdat deze software veel mogelijkheden heeft en veel flexibiliteit biedt.”
Hoe ging de implementatie van de personeelsplanning software?
“De implementatie is natuurlijk alweer even geleden, maar het was zeker een vlotte implementatie. Het was heel fijn dat we een testomgeving hadden, waardoor we heel mooi van tevoren konden testen. In totaal heeft de implementatie ongeveer 4 á 5 maanden geduurd. Dat is best kort voor het aantal medewerkers en voertuigen dat we plannen”, aldus Jos Smook.
Philip Bekkers voegt hier aan toe:
“Sinds anderhalf jaar hebben we werkplekken in de Cloud. Momenteel maken we ook voor Checks de transitie naar de Cloud. We gaan Checks as a service gebruiken en integreren met de digitale werkplek. We zijn er nu de laatste testen mee aan het doen. Dit gaat in een hele mooie samenwerking met het team achter Checks.”
Welke voordelen biedt Checks voor de personeelsplanning?
“Wij werken heel veel met roulatieroosters. Ongeveer 70 tot 80% van de medewerkers en machines hebben vaste schema’s. Het grote voordeel van Checks is dat je kunt werken met roulatieroosters waardoor je een groot deel van je werk kunt standaardiseren. Ook hebben de medewerkers in veel gevallen een vaste wagen. Het mooie van Checks is dat je dit alles kunt vastleggen in roulatieroosters en kunt uitdraaien voor een bepaalde periode”
“Daarnaast is een groot voordeel dat de planning nu gecentraliseerd is. We plannen nu met één grote bak met medewerkers en materiaal voor alle vestigingen, maar kunnen desondanks toch ook een aparte planning per locatie en vestiging maken.”
“Checks heeft ook tijdswinst opgeleverd, doordat we de planning konden centraliseren. Door deze tijdswinst ontstond er capaciteit om met hetzelfde aantal mensen meer voertuigen en medewerkers te plannen. We plannen inmiddels ook de medewerkers van de BOR (Beheer Openbare Ruimte) en de medewerkers van parkeergarages, waar ze ook gebruik maken van roulatieroosters.”
“Checks is heel flexibel, je kunt op allerlei manieren plannen en overzichten maken. Ons reservemateriaal staat ook in Checks, waardoor de beheerder heel makkelijk kan checken of er een reservewagen beschikbaar is als er een wagen uitvalt.”
Voordelen Checks
- Roulatieroosters
- Planning gecentraliseerd
- Flexibel
- Tijdswinst
Hoe verloopt het planningsproces bij Twente Milieu?
“Op dit moment plannen we met Checks rond de 200 medewerkers en 70 tot 80 voertuigen.
We zetten alle informatie die we hebben over medewerkers zoals beschikbaarheid, competenties, contracturen etc. in het systeem. Ook de informatie over het materiaal zetten we in Checks zodat we één grote bak hebben waar we uit kunnen putten.”
“Checks is daarnaast gekoppeld aan AfvalRIS. Uit AfvalRIS wordt gehaald welke werkzaamheden er gedaan moeten worden (bijvoorbeeld op basis van de afvalkalender). Dit noemen we de werkvraag. Deze werkvraag wordt ingeladen in Checks zodat op basis van de werkvraag een rooster gemaakt kan worden. Op deze manier kan er niks misgaan en worden altijd de juiste containers in de juiste wijken geleegd.”
“Nadat de werkvraag is ingelezen in Checks rollen we de roulatieroosters uit. We streven ernaar om op woensdag de planning voor de week erna klaar te hebben. Dan geven we de planning door aan de uitzendbureaus zodat zij de gaatjes kunnen gaan vullen. Als de planning dan gevuld / klaar is dan wordt de planning elke middag om 14.00 uur op grote schermen geprojecteerd in de kantine. Hier kunnen medewerkers dan zien op welke locatie en met welke voertuigen ze de dag erna aan de slag moeten.”
“Als er iets extra’s moet gebeuren, bijvoorbeeld een extra takken ronde na een zware storm dan kunnen we deze ad hoc werkzaamheden inplannen met de module Tiny Task van Checks. Dit zijn korte activiteiten die dan ook op dezelfde planning getoond worden en dus ook op het scherm geprojecteerd staan.”
“Elke morgen, na een controle van de planning van de dag ervoor, draaien we door middel van één druk op de knop een rapport uit vanuit Checks. Deze informatie sturen we weer terug naar AfvalRIS via de Checks connector.”
“Vroeger gebeurde dit alles handmatig en kostte het veel tijd en was het erg foutgevoelig. Nu is dit slechts één druk op de knop en gaat het verder automatisch. Het heeft ons dus een enorme tijdsbesparing opgeleverd.”
Hoe is de samenwerking met het team achter Checks?
“Checks is een hele fijne, flexibele en benaderbare organisatie. Als ik bijvoorbeeld een vraag stel over een bepaalde rapportage dan gaan ze er direct mee aan de slag en dan is het vaak de dag erna al gereed.”
“De medewerkers van Checks kennen ons bedrijfsproces ook goed, waardoor ze goed kunnen meedenken hoe we kunnen innoveren en hoe we Checks nog beter voor ons kunnen laten werken. Wat ik daarnaast ook heel prettig vind is dat ze open staan voor samenwerking met andere partijen waar wij mee werken, zoals bijvoorbeeld met Ximmio.”
“Kortom het is een hele prettige samenwerking!”
Philip kan dit beamen. “Wij onderschrijven wat Jos ervaart als key user met betrekking tot de samenwerking met het team achter Checks. De samenwerking is echt heel prettig.”
Aanbeveling van Twente Milieu
“Ik zou andere organisaties zeker adviseren om met Checks te plannen. Sterker nog, we hebben al een aantal keer organisaties uit de afvalbranche op bezoek gehad die bij ons kwamen kijken hoe wij plannen met Checks. We zien ook dat veel bedrijven worstelen met problemen waar wij een aantal jaar geleden ook mee worstelden. Als wij dan laten zien hoe wij dat nu doen met Checks dan is iedereen eigenlijk altijd meteen heel enthousiast.”
“Checks is een fijne organisatie, heel flexibel en met mensen die met je meedenken!”
Plannen voor de toekomst
“We zijn continu bezig om het planproces te verbeteren. Op dit moment zijn we zoals eerder aangegeven bezig met de transitie naar de Cloud via Azure. Daarnaast zijn we net overgestapt naar de nieuwste versie van Checks. Deze nieuwe versie heeft weer allerlei nieuwe functionaliteiten, waardoor we Checks nog beter voor ons kunnen laten werken.”
“We oriënteren ons momenteel op een vervanger van AfvalRIS en zijn dus op zoek naar nieuwe software. Voorwaarde voor de nieuwe software is wel dat het sowieso moet koppelen met Checks. In de afvalbranche verandert er sowieso bijna elke dag wat en daar moet je als bedrijf ook in mee ontwikkelen en dat is ook goed.”
Philip voegt hier aan toe:
“We zijn bezig met de overgang naar Afas software en dat gaan we weer koppelen aan Checks. Het team achter Checks denkt heel goed mee over het toekomstige applicatielandschap en dat is heel prettig. Absoluut een positief punt om te benoemen.”
Kortom, we gebruiken Checks naar volle tevredenheid!
Jos Smook, werkvoorbereider bij Twente Milieu
Philip Bekkers, Manager Informatie & Automatisering bij Twente Milieu