Succes Schoonmaak uit Volendam levert schoonmaakdiensten aan allerlei opdrachtgevers, zoals scholen, kantoren, vakantieparken, ziekenhuizen en zorginstellingen. Het bedrijf heeft ook een specialistische dienst voor onder andere gevelspuiten en zonnepanelen reinigen. Alles bij elkaar werken er circa 500 medewerkers bij het schoonmaakbedrijf. Succes Schoonmaak opereert vooral in Noord-Holland, Flevoland, Utrecht en in delen van Zuid-Holland.
Klaas Zeeman is ERP Implementatie Manager bij Succes Schoonmaak en hield zich bezig met de implementatie van softwarepakket Checks voor de personeelsplanning en urenregistratie. De implementatie van Checks werd voorafgegaan door de keuze voor AFAS Software. Bij de overstap op AFAS Software bleek dat zij geen pakket voor personeelsplanning en urenregistratie boden. Zodoende ging Klaas Zeeman op zoek naar een aanvullend planningspakket. Via Google kwamen ze bij Checks van leverancier Integral terecht. Succes Schoonmaak gebruikt Checks nu bijna een jaar.
‘Een prettige match met Integral en Checks,’ alsdus Klaas Zeeman. ‘Ongeveer anderhalf jaar geleden gingen wij op zoek naar een nieuw ERP systeem en aansluitend ook een planningspakket. Een flinke klus alles bij elkaar maar het verliep soepel. Ook de aansluiting van Checks op AFAS Software was geen enkel probleem.’
Van Excel naar Checks voor personeelsplanning
Voordat Checks in beeld kwam, gebruikte Succes Schoonmaak nog Excel voor het maken van de planning. Klaas Zeeman vertelt: ‘Bij de zoektocht naar een professioneel pakket sprak Checks het meeste aan. De Checks user interface sloot het beste aan bij de wensen van onze gebruikers. Ook Integral als leverancier past goed bij Succes Schoonmaak. We kunnen makkelijk en snel met elkaar schakelen.’
Hoe komt de personeelsplanning tot stand?
‘Op de werkvloer hebben de rayonleiders ook toegang tot Checks maar wordt het pakket vooral nog gebruikt voor de urenregistratie. De medewerkers hebben toegang tot de ChecksApp voor het inzien van het rooster en het controleren van hun gemaakte uren.
De eerste rayons maken nu ook roulatieroosters met Checks. Doel is om dit verder uit te breiden naar de andere rayons zodat er geen tijd meer gaat zitten in wekelijkse roosters maken. Dan hoeven de rayonleiders zich alleen nog maar bezig te houden met operationele zaken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld van om het invullen van een dienst in het geval van een zieke medewerker. Daarnaast is het de bedoeling dat de rayonleiders Checks minder als een urenregistratietool gaan zien. Het moet echt een planningstool worden voor de lange termijn, zoals voor het maken van maand- of jaarroosters.’
Welke voordelen ervaart Succes Schoonmaak van Checks?
‘Een groot voordeel van het werken met Checks is dat er nu één centraal systeem is in plaats van losse Excel documenten. Als iemand niet aanwezig is, kunnen we dat goed zien. We weten met de software nu goed wat er gebeurt op de panden.
Nog een voordeel van een centraal systeem is dat er via een directe lijn van Checks met AFAS Software data wordt uitgewisseld over de medewerkers en uren. Eerder werd dat handmatig verwerkt in het ERP en nu verloopt dat automatisch via een koppeling. Het scheelt werk en tijd,’ zo geeft Klaas Zeeman aan.
Bij Succes Schoonmaak maken ze gebruik van een redelijk uitgebreide koppeling van Checks met AFAS. Er kunnen in Checks werkbonnen worden aangemaakt voor extra werk die dan worden doorgestuurd naar AFAS.
Samenwerking
‘De software bevalt ons heel goed. Op de werkvloer heeft het gebruik van Checks soms begeleiding nodig maar dat zou met andere pakketten ook zo zijn.’ Over de samenwerking met Integral is Klaas enthousiast. ‘Het gaat heel makkelijk en het contact is fijn. Als we wensen hebben gaat het overleg in goede harmonie. We hebben een prima klik, dat speelde zeker mee met de keuze voor Integral.’
Interview met Klaas Zeeman, ERP Implementatie Manager bij Succes Schoonmaak