5 tips voor een sluitende vakantieplanning
De zomer, fijn om naar uit te kijken. Maar ook ieder jaar een hoop gepuzzel om een goede bezetting voor de zomervakantie periode rond te krijgen. Hoog tijd voor 5 tips voor het maken van een sluitende vakantieplanning!
Stappenplan vakantieplanning
1. Op tijd vakantiedagen doorgeven
Vraag de medewerkers zo vroeg mogelijk in het jaar al om hun vakantie aanvraag in te dienen voor de zomerperiode. Hierdoor kunt u al snel een globale planning opstellen.
2. Inventariseer de werkzaamheden
Inventariseer hoe het werkaanbod zich in de vakantieperiode zal ontwikkelen. In sommige branches zie je dat het werkaanbod in vakantieperiodes lager wordt, in andere branches is dat juist meer, zoals in de horeca en recreatie.
Sommige organisaties hebben ook te maken met een planning per seizoen. Dan wordt er gebruik gemaakt van een zomer- en winterplanning. Dit speelt onder andere in de recreatiebranche. Hier is het in verband met andere openingstijden goed om het basisrooster aan te passen aan het seizoen en de bijbehorende drukte.
3. Start met het vullen van het basisrooster
Aan de hand van de binnengekomen vakantieaanvragen start u met het invullen van het basisrooster. Zo ziet u al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting. Mits er voldoende werk voorhanden is, is overbezetting geen probleem. Zo is er eindelijk tijd voor de klussen die al een tijd zijn blijven liggen.
4. Zoek oplossingen voor onderbezetting
De kans is redelijk groot dat werknemers toch tegelijk op vakantie willen. Betrek de medewerkers bij het vakantierooster en probeer ze er zelf uit te laten komen. Lukt dat niet? Dan beslist de werkgever welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij wordt gelet op de verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract. Andere opties om onderbezetting op te vangen zijn bijvoorbeeld het inzetten van uitzendkrachten of bij de eigen parttimers vragen of zij in de vakantieperiode meer willen werken.
Heeft u een vakantieaanvraag toch moeten weigeren? Dat kan alleen als er sprake is van een gewichtige reden.
5. Maak de vakantieplanning bekend
Voor de medewerkers is het fijn zo snel mogelijk te weten waar ze aan toe zijn. Deel het vakantierooster centraal door het op te hangen of het digitaal beschikbaar te stellen. Zo kunnen de medewerkers ook zien welke collega’s er nog meer zijn ingepland voor de vakantieperiode. Daarmee is direct inzichtelijk wie er beschikbaar is voor vervanging bij ziekte bijvoorbeeld.
Veel succes met de personeelsplanning en alvast een fijne zomerperiode!