We spreken vandaag met Patrick Dekker, Coördinator Front Office en Publieksactiviteiten bij het pittoreske Zuiderzeemuseum in Enkhuizen. Hij vertelt ons over zijn ervaring met het softwarepakket Checks voor de personeelsplanning én vertelt waarom ze bij het Zuiderzeemuseum zijn overgestapt van Excel naar Checks.
Hoe zijn jullie bij Checks terecht gekomen?
‘In 2021 ben ik als planner begonnen bij het Zuiderzeemuseum. Een van mijn eerste belangrijke taken was om meer structuur en efficiëntie aan te brengen in het plannen van personeel en vrijwilligers. Iedere subafdeling plande voor zichzelf in Excel en maakte een dagrooster. Dit dagrooster werd vervolgens op intranet gezet. Dit was omslachtig en niet gestructureerd.’
‘Ik ben toen op zoek gegaan naar software voor personeelsplanning die goed aansloot bij het Zuiderzeemuseum. Eerst heb ik intern gekeken wat er precies nodig was op het gebied van personeelsplanning. Ik heb geïnventariseerd hoe de verschillende afdelingen planden en of dit makkelijker kon. Daarna ben ik extern gaan kijken waar vergelijkbare organisaties mee plannen, bijvoorbeeld het Openlucht museum van Arnhem, Paleis het Loo, Batavia, Rijksmuseum en ook bij Sprookjeswonderland dat ook hier in Enkhuizen zit. Sprookjeswonderland was positief over Checks. Ook het Eye Filmmuseum heb ik gesproken, zij waren ook erg positief over Checks.’
‘Daarna heb ik een eisenlijst gemaakt en verschillende demo’s aangevraagd. Hauke Sie van Checks heeft vervolgens een demo gegeven van de software van Checks. Vanwege corona ging de demo en het eerste contact allemaal online. Hauke heeft een duidelijke, maar ook realistische demo gegeven waarin hij duidelijk aangaf wat met Checks wel kan, maar ook wat er niet kan. De demo van Hauke bood vertrouwen, hij weet waar hij het over heeft en nam iedere vraag serieus. Na het bekijken van verschillende demo’s is er besloten om in zee te gaan met Checks voor de personeelsplanning.’
Hoe verliep de implementatie van de software?
‘In november 2021 zijn we begonnen met de implementatie en dat liep tot en met januari 2022. De implementatie verliep vlot. Er was een duidelijk plan van aanpak voor wie, wat en wanneer moest doen. In februari moest de implementatie ook echt klaar zijn, want in februari zetten we het rooster voor medewerkers met vaste uren klaar voor april t/m oktober. Nadat Checks geïmplementeerd was, heb ik vervolgens aan de medewerkers en vrijwilligers uitgelegd hoe Checks werkte. Dit ging heel goed en iedereen pakte dit snel op. Bij de groep vrijwilligers, grotendeels ouderen, heb ik iets meer de tijd genomen. ’
Hoe wordt er bij het Zuiderzeemuseum gepland?
‘Bij het Zuiderzeemuseum werken we met verschillende planningen. Zo hebben we de personeelsplanning voor de medewerkers van publieksactiviteiten, front office, vervoer en beveiliging. Maar ook een planning voor de vele verschillende vrijwilligers, mensen die een bepaalde rol spelen, een locatie zoals een ambacht bezetten, als gastvrouw werken of bijvoorbeeld in de bakkerswinkel werken. Iedere planning kent een ander proces, maar het gebeurt wel allemaal in Checks.’
‘Voor medewerkers met vaste uren maken we een 4-wekelijks rooster, die we kopiëren voor het gehele seizoen (7 maanden). Oproepkrachten kunnen vervolgens via de ChecksApp de werkvraag van 90 dagen vooruit zien en vullen door middel van deze app de gaten in het rooster op. Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid in de Checks app aan. We zijn overigens nog wel een tijdje bezig geweest om de achterkant van Checks optimaal in te richten. Je leert toch gaandeweg. Maar de medewerkers en vrijwilligers waren snel gewend aan de app en het werkt nu echt heel prettig.’
‘Een aantal vrijwilligersgroepen geven eerst hun beschikbaarheid aan en vervolgens doen we er met Checks een verdeler overheen. Dan checken we daarna nog even of iedereen evenveel weekenden etc. heeft. Andere vrijwilligersgroepen melden zich gewoon aan voor de werkvraag. ’
‘Daarnaast hebben we een zomerseizoen en een winterseizoen, waarbij er in het zomerseizoen meer werkvraag is. Afgelopen jaar hadden we Pietendorp, waarvoor 150 pieten ingepland moesten worden via Checks.’
Wat zijn de voordelen van plannen met Checks?
‘Als planner vind ik het eenvoudig om met Checks te werken. Het is een soort Excel 2.0. Je kunt kopiëren en plakken en je kan heel veel filteren en overzichten maken naar eigen wens. Je kunt overzichten maken op een manier die je zelf prettig vindt en dat kan in heel veel systemen niet. We werken hier met 9 collega’s mee en iedereen heeft weer andere wensen. Met Checks kan iedereen het op zijn eigen manier instellen en dat werkt heel prettig. Het is ook heel toegankelijk voor de gebruikers.’
‘Zowel de medewerkers als de vrijwilligers werken met de Checks App, waardoor ze altijd de meest actuele versie van het rooster bij zich hebben. De drempel om in te loggen is laag, het is heel makkelijk om in te loggen. De gebruikers vinden het heel gebruiksvriendelijk. Dit geldt zowel voor jong als oud.’
‘Een ander groot voordeel is dat we een koppeling hebben met AFAS. Voorheen moesten medewerkers en vrijwilligers uren declareren, maar dat hoeft nu niet meer omdat alles in Checks staat.’
Contact met het team achter Checks
‘Het contact met het support team van Checks is prima. Checks is een klein bedrijf en daardoor heb je nog korte, directe lijnen. Je hoeft niet een ticket in te schieten, waar je pas een week later een reactie op krijgt. Checks is echter wel een systeem dat je bij duizenden bedrijven kunt gebruiken, dus ik denk dat het niet een klein bedrijf blijft, dit gaat alleen maar groeien de komende tijd!’
Citaat:
“Ik vind Checks een systeem dat je bij duizenden bedrijven kunt gebruiken, Checks gaat alleen maar groeien de komende tijd!”
Plannen voor de toekomst?
‘De komende tijd blijven we de planning optimaliseren en kijken we naar de mogelijkheden voor andere afdelingen. Daarvoor is het noodzakelijk dat de werkvraag voor bijvoorbeeld Horeca en Educatie automatisch in Checks komt te staan, aan de hand van de boekingen in SEM (smart event management). Hiervoor hebben we een koppeling nodig met SEM.’
Ook willen we mogelijk de koppeling met Outlook in de toekomst gaan gebruiken, zodat mensen hun rooster direct in hun Outlook agenda terugzien.’
‘Tot slot willen ook het gebouwbeheersysteem koppelen aan Checks. Dat bijvoorbeeld de verwarming aangaat wanneer een locatie bezet is. Wat we nu al doen overigens is dat de afdeling communicatie de bezetting uit Checks haalt om de activiteiten van de betreffende dag te delen op de website.’
Checks aanbevelen aan andere organisaties?
‘Ik zou Checks zeker aanbevelen aan de grotere, complexe bedrijven met grote, complexe planningen. Voor kleine bedrijven met simpele planningen is Checks niet zo interessant.’
Ik ben echt blij dat we voor Checks gekozen hebben, we zijn echt heel tevreden!
Citaat:
Patrick Dekker, Zuiderzeemuseum
“Checks is betrouwbaar, overzichtelijk en er is heel veel mogelijk in Checks. Wij hebben een complexe organisatie met scholieren tot wat oudere vrijwilligers, maar iedereen kan met Checks uit de voeten!”
