Ploegenroosters worden met name gebruikt binnen organisaties en ondernemingen die meer dan 40 uur per week in bedrijf zijn. Dit zijn bijvoorbeeld ziekenhuizen, zorginstellingen en fabrieken. Deze organisaties kunnen met ploegendiensten veel meer uren maken of zelfs volcontinu werken aan hun diensten of producten.
Werken volgens een ploegenrooster zorgt ervoor dat je medewerkers achter elkaar kunt inplannen, waarbij de ene ploeg medewerkers de volgende ploeg aflost. Hierdoor creëer je meer bedrijfstijd. Zo kunnen fabrieken 24 uur per dag en 7 dagen in de week de productie draaien en is er in het ziekenhuis 24 uur per dag en 7 dagen in de week bezetting om zorg te kunnen verlenen aan patiënten.
Bij het maken van een goed ploegenrooster zijn er een aantal aspecten waar je op moet letten. Hieronder vind je vijf tips voor het maken van een goed ploegenrooster.
1. Kies het ploegenrooster dat het beste bij jouw organisatie past
Het is belangrijk om goed na te denken over welk ploegenrooster het beste past bij jouw organisatie. Er zijn allerlei soorten ploegendiensten, zoals 2-ploegendienst, 3-ploegendienst, 4-ploegendienst, 5-ploegendienst en zelfs 6-ploegendienst. Ook allerlei andere varianten en combinaties of roosters op maat zijn mogelijk.
- Twee-ploegendienst: Afwisseling tussen vroege en late diensten, vaak in blokken van 5
- Drie-ploegendienst: Drie opeenvolgende ploegen van 8 uur waardoor een periode van 24 uur wordt gedekt. Over het algemeen werkt de organisatie van maandag tot en met vrijdag.
- Vier-ploegendienst: 4 ploegen die over 24 uur zijn gespreid. Vaak werk je hier 6 dagen per week.
- Vijf-ploegendienst: Door organisaties vaak gebruikt die volcontinu 7 dagen per week werken.
- Zes-ploegendienst: Een variatie op bovenstaande systemen met extra reserveploegen in het rooster.
Met een softwarepakket voor personeelsplanning kun je het gewenste type ploegenrooster maken en aanpassen aan de specifieke behoeften van je organisatie.
2. Houd rekening met factoren als beschikbaarheid en ATW
Het maken van effectieve ploegenroosters kan een uitdaging zijn, omdat je rekening moet houden met vele factoren zoals individuele beschikbaarheid, vaardigheden èn wettelijke vereisten zoals bijvoorbeeld de Arbeidstijdenwet. Een softwarepakket zoals Checks maakt gebruik van automatische aanbevelingen op basis van deze factoren, waardoor het proces snel en nauwkeurig verloopt. Op deze manier ben je er zeker van dat je ploegenrooster in ieder geval voldoet aan de wettelijke regels.
3. Zorg voor een voorspelbaar en gezond ploegenrooster
In ploegen werken kan behoorlijk belastend zijn voor werknemers, omdat het werken in ploegen ook van invloed is op het sociale leven van de medewerkers. Zeker als mensen ook nachtdiensten hebben. Een gezond rooster leidt tot minder bezettingsproblemen en maakt dat medewerkers zowel geestelijk als fysiek in een betere staat verkeren.
Uit onderzoek blijkt dat een snel (maximaal 2-3 dezelfde opeenvolgende diensten) voorwaarts (volgorde diensten: ochtend-avond-nacht-rust) roterend rooster geadviseerd wordt (Gezondheidsraad, 2015; NVAB, 2020). De gedachte achter een snel voorwaarts roterend rooster is dat de biologische klok zich sneller aanpast aan voorwaartse rotatie en meer rust biedt tussen opeenvolgende diensten. Vooral de component van voldoende rust tussen diensten is belangrijk voor het verminderen van vermoeidheid, verzuim en werk-privédisbalans.
4. Begin op tijd met het jaarrooster voor de ploegendiensten
Eind van het jaar, vanaf november, vraag je bij de medewerkers hun gewenste vakanties en verlofperioden op voor het komende jaar. Ook kijk je naar eventuele part-time dagen. Daarna kun je het rooster voor het hele jaar automatisch of met de hand indelen en uitrollen.
Het ploegenrooster is voorspelbaar waardoor zowel medewerkers als de organisatie weten waar ze aan toe zijn. Het rooster is op tijd rond en je hebt als organisatie de basis staan waarop je kunt bouwen. Ziekmeldingen of eventuele wijzigingen in de productie of dienstverlening – en daarmee aanpassingen in de personeelsinzet – blijven natuurlijk altijd spelen.
5. Communiceer helder en op tijd met je medewerkers
Voor medewerkers is het prettig om ruim van tevoren te weten wanneer zij moeten werken. Zij kunnen hier rekening mee houden en hun sociale leven op aanpassen.
Zodra het jaarrooster rond is, kan het gedeeld worden met de medewerkers via een App of webtool waardoor zij het actuele rooster altijd bij de hand hebben. In het jaarrooster zijn over het algemeen alleen de diensten en tijden ingedeeld. Later, bijvoorbeeld iedere week, worden dan de taken en werkplekken (bijvoorbeeld de lijnen in een fabriek) toegekend aan de ploegen en de mensen. Dit is dan afhankelijk van de werkvraag en de gewenste productie.
Meer weten over ploegenroosters maken met softwarepakket Checks?
De personeelsplanning software Checks is speciaal ontworpen om te ondersteunen bij het maken van ploegenroosters. Het biedt geavanceerde functies zoals indelen op competenties, automatische planning, overzichtelijke rapportages en integraties met andere systemen. Hiermee kun je tijd besparen, fouten verminderen en personeel efficiënter inzetten.
Wil je meer weten? Neem contact met ons op! We vertellen je graag meer over het maken van ploegenroosters of laten het direct zien via een vrijblijvende demo.
