Falck is een internationale organisatie die sinds 1906 brandweerzorg en consultancy levert aan overheden en industriële klanten. Checks wordt als softwarepakket ingezet voor de personeelsplanning bij de bedrijfsbrandweerzorg op 4 locaties in Nederland en 1 locatie in België.
Falck gebruikt Checks al jaren voor de personeelsplanning op de verschillende locaties. Sinds 1 januari is de inrichting van het planningspakket bij Falck echter gecentraliseerd. Aanleiding om te vragen naar het hoe en waarom aan Cees Bults.
Waar houd jij je mee bezig bij Falck?
‘Ik ben Locatiemanager van de Falck site in Emmen. Ik zorg voor al het reilen en zeilen van deze site voor Falck. We zitten als bedrijfsbrandweer op een groot industrie park.
Het is een veelzijdige functie. Ik houd me bezig met het personeel, de techniek maar ook met Checks. Tegenwoordig noemen ze mijn functie Locatiemanager maar vroeger heette dat Commandant Brandweer. Collega Locatie managers helpen ook met Checks maar ik ben wel het primaire aanspreekpunt voor het softwarepakket.’
Waarom wilden jullie Checks centraal inrichten?
‘Hiervoor had iedere locatie z’n “eigen” Checks maar nu werken alle locaties in één Checks omgeving. Vanuit onze Global organisatie is er een programma Way of Working – Work Smarter. Insteek hiervan is dat we zoveel mogelijk digitaliseren. Hier sluit Checks in één omgeving perfect op aan.
Checks werd eerder op de sites op verschillende manieren gebruikt maar we wilden graag efficiënter gaan werken. Nu is er een uniforme werkwijze opgesteld voor alle locaties, ook voor de afdelingen HR en Finance. Operations krijgt hiermee ook veel meer inzicht in de uren van de medewerkers en waar de gaten in het rooster zitten. De benaming van titels en roosters is nu ook voor alle sites hetzelfde.
Voor dit project heb ik in het begin samengewerkt met Jeffrey de Groot, oud-collega bij Falck. Hij is het project gestart en ik heb het van hem overgenomen.’
Wat zijn de voordelen van het werken met Checks?
‘Eerder maakten we gebruik van verschillende databases maar nu is dat er één geworden met daaronder de verschillende locaties in Checks. Dat biedt goed overzicht, ook over de inhuurkrachten. De planning blijven we lokaal maken. Maar de medewerkers zijn wel uitwisselbaar onder de verschillende locaties. Ook de neventaken kunnen we prima met Checks inplannen en bekijken.
Met Checks in één omgeving hebben we een duidelijker beeld en kunnen we veel efficiënter werken. Ook het overzicht van de real-time uren, zowel voor managers als voor de medewerkers zelf, is hiermee enorm verbeterd. Zaken als reisbewegingen en wachtgeld zijn nu ook allemaal goed gedigitaliseerd. Samen met Integral zijn er verbeteringen doorgevoerd waardoor we minder handmatig werk hoeven te doen. Dit bespaart ons weer tijd.’
Zijn er nog meer voordelen van het online rooster en de rapportages?
‘We gebruiken MyChecks en de ChecksApp zodat medewerkers inzicht krijgen in het rooster en om rapporten over uren naar hen te sturen. De rapportagemodule ChecksCounts zetten we in voor het bijhouden en inzien van de urenstanden van de medewerkers. Bij Falck maken we gebruik van netto uren, dit zorgt voor meer flexibiliteit bij de inzet van de medewerkers.
De rapportagemodule ChecksCounts biedt flink voordeel voor onze organisatie. We doen daar echt veel mee, zowel met automatische rapporten als tussentijdse rapporten. Dit wordt gebruikt door onze controllers, locatiemanagers en de medewerkers. Voor de locatiemanagers werkt het heel goed doordat ze nu veel beter inzicht hebben in de uren van de medewerkers. De medewerkers zelf krijgen per maand een rapport hoeveel uren ze nog moeten invullen of opnemen. Wij kunnen als organisatie nu goed voorspellen hoe de medewerkers uitkomen met hun uren aan het eind van het jaar.’
Hoe zien de personeelsroosters er uit?
‘Bij ons is er veel sprake van 24-uurs diensten, voornamelijk voor paraatheid bij de klant. We maken daarvoor een jaarrooster met 4-ploegendiensten. Ook is er sprake van reguliere dagdiensten en terugkomdagen voor de klant. Het basisrooster bestaat uit een 24-uurs dienst waarbij de medewerker om 8.00 uur start bij de klant, daarna 8 uur wachtdienst heeft en daarna 8 uur slaapdienst. De volgende ochtend gaat die medewerker naar huis. Daarna is hij of zij 3 dagen vrij en dan begint er een nieuwe 24-uurs dienst, af en toe aangevuld met een extra dagdienst. Alle uren die gemaakt worden, komen in Checks te staan.’
Hoe maken jullie de personeelsplanning in Checks?
‘De planning wordt lokaal per site gemaakt, dat vinden we prettiger en werkt goed voor ons omdat de meeste kennis gewoon lokaal aanwezig is. Per site wordt de werkvraag in Checks gebruikt om mensen in te plannen op openstaande werkvraag (diensten en taken). Dit doen we voor verschillende functies. Ook maken we gebruik van de competenties in Checks voor het plannen van mensen op werkplekken.
Ik maak de planning een jaar vooruit. Alleen het vakantierooster is dan nog wat werk. Door het jaarrooster zien we ook waar we aan toe zijn en dat inzicht is voor ons super belangrijk. Naast het inzicht in de uren levert het ook qua externe inhuur van mensen besparingen op. Het scheelt echt in de kosten.’
Hebben jullie nog planningswensen voor de toekomst?
‘We zijn bezig om de gegevens vanuit Checks te koppelen aan een BI dashboard. Hiermee willen we, real-time, met één dashboard de informatie beschikbaar maken voor de verschillende afdelingen binnen onze organisatie. Urenstanden en -totalen, reisbewegingen, eindejaar prognoses etc.
Een koppeling met de agenda’s van onze mensen zijn we nog aan het overwegen. En mogelijk ook een groot scherm dat we centraal op de locaties ophangen met daarop het rooster voor de komende week bijvoorbeeld, vanuit Checks.
We gebruiken ook een softwarepakket genaamd FSS Operations voor onder andere de bezetting per dienst en de oefensystematiek. Het lijkt ons interessant om het rooster van Checks op termijn ook te koppelen met deze software.
Het is nu al een hele vooruitgang maar we blijven optimaliseren. Er zijn ook nog veel mogelijkheden van Checks die we nog niet benutten. Idee is om daarover intern te gaan brainstormen en ook samen met Integral te kijken wat we nog kunnen aanpakken.’
Hoe bevalt Checks en de samenwerking met Integral?
‘Hartstikke goed. Ook de support en de snelle reacties van jullie consultants zijn uitstekend. Er zijn korte lijnen en dat werkt prettig.’
Zou je Checks willen aanbevelen?
‘Jazeker. Ik beveel Checks ook al intern aan. Falck is een wereldwijde organisatie. In een global super users team heb ik verteld wat wij doen met Checks en wat de opties zijn voor andere Falck locaties.’