Team Handhaving van de gemeente Pijnacker-Nootdorp gebruikt sinds een jaar Checks voor het maken van de personeelsroosters. Jordi Visser is Coördinator Handhaving. Zijn team bestaat uit 15 collega’s, van uiteenlopende leeftijden. Jordi werkt al zo’n 3,5 jaar in deze functie en heeft hiervoor ook bij andere gemeenten gewerkt, waaronder bij Rotterdam. We spraken hem onlangs om te vragen hoe softwarepakket Checks wordt ingezet voor de personeelsplanning van zijn team.
Waarom hebben jullie destijds voor Checks gekozen?
‘Toen ik hier bij ons team kwam werken als coördinator hadden we nog maar 5 handhavers in dienst. Nu zijn dat er 15. We hadden een vast rooster en tegenwoordig is er meer onregelmatig werk. We maakten het rooster toen nog met Excel maar dat was uiteindelijk niet handig meer. Te weinig overzicht was wel het grootste minpunt. Zodoende gingen we op zoek naar een geschikt roostersysteem. Ik heb Checks toen via Google gevonden en contact met jullie opgenomen. In die tijd bleek dat gemeente Rijswijk Checks ook al gebruikte. We hebben een demo gehad en waren daar positief over.’
Hoe verliep de implementatie van Checks?
‘We zijn ongeveer een jaar geleden, in augustus, live gegaan met Checks. Het implementatieproces ging vlot. Ook het contact met jullie consultant Marijke verliep goed. Soms als ik iets lang niet heb gedaan in het planbord dan bel ik Marijke weer even om het te checken en dat verloopt altijd soepel.’
Hoe verloopt jullie planproces?
‘Ik ben onder andere verantwoordelijk voor het maken van de planning. We hebben een 6 wekelijkse cyclus en maken een vast jaarrooster in Checks. In die 6 weken hebben onze handhavers veelal regelmatige dag- en avond diensten, twee weekend diensten en 8 avonddiensten. Sinds kort hebben we ook projectmatig werken toegevoegd in Checks. Bepaalde werktaken moeten gedaan worden, zoals de kermis, fietsen labelen of andere acties. Deze worden als werktaak aan Checks toegevoegd en zijn makkelijk terug te vinden, ook voor de handhavers zelf.’
Welke opties van Checks zijn belangrijk voor jullie team Handhaving?
‘Zelf gebruik ik het Checks planbord voor het maken van het rooster. Daarnaast gebruik ik de ChecksApp veel om bijvoorbeeld even snel iets te bekijken of goed te keuren voor een collega.
De collega’s hebben hun rooster altijd bij de hand met de ChecksApp, vragen verlof aan via de App en kunnen ook diensten ruilen. Dat werkt perfect en is makkelijk in het gebruik. Ook handig als ik in het weekend een spoed aanvraag krijg voor verlof en dan snel kan goedkeuren.
We gebruiken nu ook aparte kopjes met werkopdrachten voor zaken die we moeten uitvoeren voor projectmatig werken. Zo kan ik zien wie specifieke diensten draait en wie de dienst coördinator is.’
Wat zijn de grootste voordelen van Checks?
‘Voor de collega’s is het met de App en MyChecks (webtool) helder wanneer ze moeten werken. Iedereen weet waar die aan toe is. De senioren kunnen ook projecten verwerken en toevoegen in Checks.
Voor mij is het overzicht het belangrijkste voordeel van Checks. Maar ook het wijzigen en goedkeuren van diensten of verlofaanvragen gaat nu veel makkelijker. Voorheen kreeg ik verlofaanvragen nog via de mail binnen. En ik kan tegenwoordig ook pushberichten versturen via Checks naar mijn collega’s over hun diensten.’
Is Checks geschikt voor de toekomst?
‘Ik zie het me niet meer doen zonder Checks dus ik wil het roostersysteem zeker blijven gebruiken.’