Sinds vorig jaar is er in Checks de mogelijkheid om werkbonnen in te plannen en te accorderen. Deze optie wordt al gebruikt door afvalinzamelaar Twente Milieu maar is ook voor andere organisaties beschikbaar. Wellicht ook nuttig en tijdbesparend voor uw organisatie?
Koppeling vanuit administratiesysteem
De gegevens van de werkbonnen komen vanuit een administratief systeem zoals bijvoorbeeld AFAS. Data over het aantal medewerkers en benodigd materieel wordt dan in Checks ingelezen en gebruikt om de werkvraag (gewenste bezetting) mee te vullen. Dit kunnen in geval van Twente Milieu bijvoorbeeld twee beladers en een vuilniswagen zijn maar voor andere organisaties bijvoorbeeld een chirurg en een verpleegkundige, een operatiekamer, een aantal bedieningsmedewerkers en een specifieke zaal etc.
Details werkbonnen en accorderen
De voorwaarde voor het verwerken van de werkbonnen is dat de bon maximaal 24 uur beslaat. In Checks wordt de voor de werkbon gegenereerde werkvraag ingevuld met medewerkers en eventueel materialen. Nadat de dienst is uitgevoerd wordt ook de realisatie in Checks verwerkt. Dit gebeurt in MyChecks op werkbon-niveau. Werkbonnen kunnen in hun geheel worden gesplitst of aangepast maar ook de tijden en taken van individuele medewerkers kunnen worden aangepast. Vervolgens kan de werkbon worden geaccordeerd. De geaccordeerde uren kunnen vervolgens worden gebruikt voor verloning of facturatie.
Werkbonnen in de praktijk
Bij Twente Milieu maken ze op de volgende manier gebruik van de werkbonnen optie in Checks:
‘Het controleren en verwerken van werkbonnen van de medewerkers zorgde voor veel handmatig werk en was behoorlijk complex. Op een werkorder staan de uren van de vrachtwagen en de uren van de medewerkers die op de wagen hebben gereden. Maar regelmatig komt het voor dat een andere collega ook dienst doet op deze wagen of dat een collega er nog andere taken bij doet.
De juiste administratie ervan is heel belangrijk voor ons. Hierbij splitsen we de werkorder in een speciaal scherm, dat een paar maanden geleden is gemaakt in MyChecks. Hierbij worden de uren per taak en per gemeente gesplitst. Omdat we voor 10 gemeenten werk verrichten is het voor de doorbelasting aan de juiste gemeente(n) van belang dat dit nauwkeurig gebeurt. Met het speciale werkorder scherm in MyChecks gaat dat nu foutloos.’
Overwerk automatisch berekend
Vanuit de roulatieroosters in Checks kan ook het eventuele overwerk automatisch worden berekend na het accorderen van de werkbonnen. Deze gegevens zijn toegankelijk in het Checks en kunnen gebruikt worden voor de Jaarurensystematiek en voor verloning. Het kan desgewenst ook automatisch worden doorgestuurd naar een salarispakket voor uitbetaling.
Meer weten?
Meer weten over deze optie voor het verwerken van werkbonnen? Neem dan contact met ons op, via 0294-411977, [email protected] of mail of bel direct met uw contactpersoon bij Integral.