Het EYE Filmmuseum maakt sinds 2021 gebruik van Checks voor hun personeelsplanning. We spraken vandaag met Maaike Vondenhoff, floormanager bij het Eye Filmmuseum, over haar ervaring met de software.
In januari 2021 is het Filmmuseum gestart met de implementatie. Omdat het op dat moment vanwege corona een stille periode in het museum was kon Maaike zich volledig focussen op de implementatie van Checks. De implementatie verliep vlot en de communicatie was prettig. Binnen tweeënhalve maand was Checks volledig geïmplementeerd. Vanaf dat moment konden de 25 medewerkers van publieksservices en de 90 à 100 vrijwilligers gepland worden in Checks.
Waarom is het Filmmuseum overgestapt naar Checks?
‘Het Eye Filmmuseum plande de medewerkers en vrijwilligers tot 2021 met behulp van Excel. Naast het Excel document met de planning werden ongeveer 17 schaduwdocumenten bijgehouden om alle informatie bij te houden voor het plannen. Denk hierbij aan documenten voor beschikbaarheid, aantal uren, vakantie uren, etc. Dit was heel bewerkelijk en ontzettend foutgevoelig. Ik was hierdoor veel tijd kwijt met het maken van de planningen, wijzigingen doorgeven en het herstellen van fouten. Er was daarom een grote behoefte om dit te professionaliseren en automatiseren.‘
Welke voordelen levert de personeelsplanning software Checks?
‘Nu Eye Filmmuseum is overgestapt op de planningssoftware Checks kost het plannen ons veel minder tijd en worden er minder fouten gemaakt. Dat er minder fouten gemaakt worden is niet alleen voor de planning van belang, maar ook voor de verloning. Met de planningssoftware Checks kunnen we namelijk heel eenvoudig uren controleren en accorderen en uitdraaien maken voor de verloning. Hiermee is het heel inzichtelijk wie hoeveel uren heeft gewerkt. Hier is met name de personeelsadministratie heel blij mee. Voorheen had de personeelsadministratie namelijk allerlei verschillende documenten nodig om dit allemaal bij te houden. Met Checks hoeft dit allemaal niet meer.’
Quote:
‘Niet alleen voor de planning en de urencontrole is Checks super handig, ook de salarisadministratie is erg blij met de overzichtelijke uitdraaien uit Checks (Counts).’
Hoe verloopt het planningsproces bij EYE Filmmuseum?
‘Voor het plannen van medewerkers van publieksservices beginnen we met het maken van roulatieroosters. Deze rollen we uit op de diensten. Vervolgens gebruiken we voor de diensten die open blijven staan de automatische verdeler in Checks. Tot slot vullen we handmatig de diensten die dan nog open staan. Bij het planningsproces gebruiken we dus allerlei verschillende planfuncties uit Checks.’
‘Voor het plannen van de vrijwilligers gebruiken we alleen maar vaste diensten. Hier rollen we roulatieroosters voor uit en dan passen we het hier en daar handmatig aan waar dit gewenst is. Dit is dus een iets ander proces dan bij het plannen van de medewerkers.’
Rooster online bekijken of via een App
‘Wat erg fijn is aan plannen met Checks is dat de medewerkers hun rooster realtime online kunnen bekijken via MyChecks of op hun smartphone via de ChecksApp. Indien er wijzigingen in het rooster zijn hoef je dit dus niet meer handmatig allemaal rond te sturen en heb je ook niet meer allerlei verschillende versies van het rooster. Er is maar één rooster dat online te bekijken is via MyChecks of via de App.’
Vrijwilligers en een App voor de smartphone
‘De vrijwilligers zijn gemiddeld 75+ en voor deze doelgroep is werken met de smartphone op dit moment iets minder geschikt. Desalniettemin biedt Checks wel de mogelijkheid om in één keer de roosters rond te sturen via de e-mail. Ook dit is een enorme tijdsbesparing ten opzichte van de situatie voordat we met Checks gingen plannen. Toen werden de roosters handmatig naar de 90 à 100 vrijwilligers verstuurd per e-mail. Een enorme tijdsbesparing dus voor ons.’
Samenwerking met Integral
‘De samenwerking met Integral, het bedrijf achter Checks is heel erg prettig. Het contact is persoonlijk, de communicatie heel transparant en iedereen is flexibel en erg benaderbaar. We ervaren het als een hele fijne samenwerking. Als je bij vragen belt met support dan spreek je altijd iemand die je al kent, niet zomaar een anoniem iemand.’
Andere afdelingen stappen ook over op Checks
‘Het plannen met Checks bevalt heel goed en ook het management ziet hoeveel werkbesparing het oplevert. Het plannen wordt door Checks centraler georganiseerd, niet in verschillende systemen en in verschillende documenten. Daarnaast kun je in andermans rooster kijken en hierdoor heb je beter inzicht wie er wanneer werkt. Dat is vooral in een museum, waar regelmatig events plaatsvinden, super handig.’
‘Vanwege al deze redenen heeft het management besloten dat ook de afdelingen facilitair en operations (cabine personeel) gaan overstappen naar Checks. Uiteindelijk is het de bedoeling dat we voor de personeelsplanning van de winkel en de afdeling educatie ook gaan overstappen naar Checks.’
Aanbeveling van Eye Filmmuseum
‘Ik zou zeker weten Checks aanraden als personeelsplanning software, afhankelijk van wat je eisen zijn en hoeveel medewerkers je in moet plannen’, aldus Maaike Vondenhoff. ‘Het is best een investering, de software is super flexibel en je kunt er heel veel mee, maar je moet er in het begin wel wat tijd insteken om de software te leren kennen. Het heeft bij ons in ieder geval heel veel rust en duidelijkheid gecreëerd, ook voor de personeelsadministratie.’
Meer over het Eye Filmmuseum
Het Eye Filmmuseum bevindt zich op een schitterende locatie aan de oever van het IJ tegenover het Centraal Station van Amsterdam. In het fraai ontwerpen gebouw bevindt zich een enorme collectie Nederlandse en buitenlandse films en videokunst. Eye Filmmuseum richt zich op het conserveren van historische films en het openstellen van hedendaagse film(kunst). Daarbij heeft het museumgebouw een educatieve en amusementsfunctie. In het museum is gedurende het hele jaar een wisselende tentoonstelling te zien.