FAQ personeelsplanning software en Checks

Personeelsplanning software is een digitale tool waarmee organisaties personeelsroosters maken en uren registreren. In één overzichtelijk planbord zie je direct wie, waar, wanneer aan het werk zijn. Maar ook beschikbaarheid, verlof, bezetting en uren van het team zijn direct inzichtelijk met de software. Moderne workforce management software helpt fouten in de planning te voorkomen, tijd te besparen en inzicht te krijgen in personeelskosten.

Personeelsplanning software biedt organisaties allerlei voordelen:

• Optimaal overzicht op de planning en bezetting
• Optimalisatie van de bezetting
• Voorkomt planningsfouten
• Real-time inzicht in beschikbaarheid
• Efficiënter plannen en tijd besparen
• Verbeterde communicatie met medewerkers
• Naleving wet- en regelgeving
• Minder administratief werk

Deze voordelen helpen organisaties om kosten te besparen en hun planning volledig onder controle te houden. Lees er hier meer over.

De tijdsbesparing verschilt per organisatie, maar veel bedrijven zijn aanzienlijk minder tijd kwijt aan het maken van de personeelsroosters. De roosters kunnen met software automatisch worden gegenereerd en aangepast. Bovendien gaat de communicatie over de planning ook veel sneller. De medewerkers kunnen veel zelf regelen via de software of App en zo ook weer minder tijd vragen aan de organisatie en planner.

Roosterplanning software wordt gebruikt in veel sectoren, zoals:

• Afval
• Beveiliging
• Industrie en logistiek
• Laboratoria
• Musea
• Taxi en vervoer
• Toezicht en handhaving
• Zorg

Elke organisatie die meerdere medewerkers op diensten, taken en werkplekken plant, kan profiteren van overzicht, tijdsbesparing en foutreductie door software te gebruiken. Bekijk hier de verschillende branches waarvoor een roosterpakket waardevol is.

Checks is een uitstekend softwarepakket voor personeelsplanning en urenregistratie. De gebruikers en klanten van Checks zijn veelal erg tevreden over de software voor het maken van personeelsroosters. Het planpakket is erg uitgebreid en kan ook complexe planningsvraagstukken goed aan. Het is standaard software dat op maat en flexibel ingericht kan worden. Meer weten over de gebruikerservaringen met Checks? Lees dan hier alle reviews.

Let op aanpasbaarheid, gebruiksgemak, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden, ondersteuning, mobiele toegankelijkheid, wet- en regelgeving, kosten en functionaliteiten zoals urenregistratie, verlofbeheer en automatische roosterplanning. Door al deze factoren te overwegen en grondig onderzoek te doen naar de verschillende opties, kun je de juiste keuze maken voor software die goed aansluit bij de behoeften en doelstellingen van de organisatie. Lees hier meer.

De kosten voor personeelsplanning software verschillen flink per leverancier. Sommige leveranciers werken met een vast bedrag per maand en andere met een fee of licentie per medewerker en/of planner. En dan zijn er natuurlijk verschillen in de functionaliteiten en mogelijkheden per softwarepakket waardoor het ene softwarepakket aanzienlijk duurder is dan de andere. Over het algemeen betaal je een bedrag voor het gebruik van de software, voor de implementatie en training, soms apart voor support (maar vaak ook inbegrepen) en extra kosten voor eventueel aanvullende wensen zoals koppelingen met andere softwarepakketten. Vraag naar een overzicht van de kosten of vraag een offerte (op maat) aan.

Excel is geschikt voor eenvoudige werkroosters en wat kleinere organisaties, maar biedt weinig automatisering. Startende organisaties met een simpele planning kiezen vaak eerst voor Excel. Naarmate de organisatie groeit of de planning complexer wordt, wordt de keuze voor een professioneel planpakket steeds logischer. Personeelsplanning software automatiseert processen, voorkomt fouten en geeft realtime inzicht in bezetting, uren en personeelskosten. Ook het delen van het actuele personeelsrooster en het communiceren over roosterwijzigingen gaat via een software systeem met een App veel makkelijker en is minder foutgevoelig. Lees meer over de voordelen van software versus Excel.

Excel biedt zeker voor de complexe en iets grotere organisatie minder goed overzicht. Vaak wordt er met de hand van alles aangepast wat een professioneel softwarepakket voor je zou kunnen doen. Denk daarbij aan suggesties van de software voor vervanging van een medewerker bij ziekte, het automatisch inplannen van medewerkers etc. Ook is het delen van een rooster vanuit Excel niet ideaal omdat je dan al snel meerdere versies in omloop krijgt waarvan er dan 1 of meerdere verouderd zijn. De kans op fouten en niet actuele informatie voor medewerkers is dan aanzienlijk. Met een softwarepakket weet je zeker dat iedereen altijd het actuele rooster bij de hand heeft.

In de praktijk zien we vaak dat een organisatie overstapt van Excel naar een softwarepakket zodra een (MKB) bedrijf of kleine organisatie gaat groeien. Wat dan eerder nog best goed ging in Excel wordt dan onoverzichtelijk en tijdrovend. Kortom, de hoogste tijd voor een professionele oplossing. Maar ook voor wat kleinere bedrijven met een complexe planning kan het moment al snel aanbreken om van Excel over te stappen op een planpakket. Soms is de planning erg complex, is er veel sprake van wisselende diensten, 24 uurs diensten of ploegenroosters, veel rekenwerk op het gebied van uren en toeslagen, en dan is het al snel verstandig om voor een planningstool te kiezen die dit werk allemaal uit handen neemt.

Checks is een softwarepakket dat specifiek is ontworpen voor personeelsplanning en urenregistratie. Het biedt een flexibele en intelligente oplossing om snel en efficiënt personeel in te plannen, met functies voor onder andere automatisch plannen, optimaal overzicht en controle op CAO en ATW (Arbeidstijdenwet).

Ja, Checks is uitermate geschikt voor complexe roosters, zoals ploegendiensten en roulatieroosters. Het planbord biedt een goed overzicht op de planning, bezetting, beschikbaarheden en uren dat steeds eenvoudig aan te passen is naar wens. Dit zorgt voor meer rust in het planningsproces.

Met Checks kun je op allerlei manieren een personeelsplanning maken, van handmatig tot automatisch plannen en zelfroosteren. Ook roulatieroosters of ploegenroosters zijn met Checks te maken of je kunt verschillende manieren van plannen combineren. Het automatisch plannen gaat heel snel met een paar klikken, lees daar hier meer over. En wil je zelfroosteren, lees dan op deze pagina verder over de verschillende opties voor het zelfroosteren.

Checks biedt de ChecksApp en MyChecks, waarmee medewerkers direct betrokken worden bij de planning. Ze hebben met de App altijd een actueel rooster bij de hand en er zijn uitgebreide mogelijkheden voor zelfroosteren. Mensen kunnen diensten ruilen, intekenen op openstaande diensten, verlof aanvragen en beschikbaarheid doorgeven. Ook kunnen ze pushberichten van de planner ontvangen. Dit alles draagt bij aan de motivatie, werksfeer en productiviteit van medewerkers. Lees meer over de App en webtool voor medewerkers.

Jazeker, Checks kan prima worden gekoppeld met verschillende bedrijfssystemen:

• Salarissystemen voor de verloning van de urenregistratie, ORT en afwezigheden
• HRM systemen voor up-to-date medewerker gegevens
• Administratiesystemen (ERP, ECD, cliëntagenda’s etc.) waarin alle werkzaamheden worden geboekt
• Boekhoudsystemen voor facturatie
• Outlook en Google Agenda

De medewerker kan het rooster in Checks via elke willekeurige browser of via de ChecksApp bekijken. Om in Checks te plannen is software nodig (client) die gehost kan worden (via Azure) op de servers van Integral of lokaal bij de klant. De database wordt in de cloud gehost maar kan ook bij de klant lokaal geplaatst worden.

De duur van de implementatie hangt af van verschillende factoren. Een belangrijke factor is tijd. Hoeveel tijd heeft een klant ingepland om de implementatie te doen en intern te begeleiden? En is het interne planningsproces al voldoende helder zodat er direct gestart kan worden met de inrichting in Checks? Bij sommige klanten gaat het heel snel, maar dit is afhankelijk van onder andere tijd, focus, planproces, grootte van de organisatie en het snel kunnen nemen van beslissingen. Lees hier meer over het implementatietraject van Checks.

We bieden een gratis en vrijblijvende Checks demo afspraak aan. Vaak online maar een demo afspraak is ook mogelijk bij jou of bij ons op locatie. Onze collega laat dan alles zien van de Checks software mogelijkheden. Je krijgt direct een rondleiding door de software, hoort alles over de opties en er is ook alle ruimte voor vragen. We denken graag met je mee. Vraag hier een demo aan van Checks.

De exacte kosten zijn afhankelijk van de complexiteit van het planningsvraagstuk en specifieke wensen zoals bijvoorbeeld koppelingen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Er zijn twee mogelijkheden:

• Maandelijks abonnement (vast bedrag) plus een eenmalig bedrag voor implementatie, inrichting en training
• Eén vast bedrag bij aanschaf plus een jaarlijkse fee voor Service & Onderhoud (inclusief upgrades). In dit vaste bedrag zit alles inbegrepen om tot een werkende oplossing te komen (“turn key oplossing”): ook implementatie, inrichting en training

Checks is een product dat volledig is uitgedacht en ontwikkeld door Integral te Weesp. Nog steeds vindt de ontwikkeling en ondersteuning hier in Nederland plaats: dicht bij de klant. Onlangs is Checks overgenomen door Protime. Samen met Protime kunnen we onze groei versnellen en onze planningsoplossing verder ontwikkelen tot de Europese standaard.