SteriNoord is het grootste zelfstandige sterilisatiecentrum van de Benelux voor ziekenhuizen. Het centrum zorgt voor de sterilisatie van instrumentarium voor operatieve zorg. Daarnaast ontzorgt SteriNoord in alle stappen, van logistiek tot en met de documentatie. Het centrum is ontstaan vanuit een verkenning tussen ziekenhuizen in Noord-Nederland. In 2016 heeft het UMCG de eerste stap gezet, gevolgd door het Ommelander Ziekenhuis en particuliere bedrijven in de zorg.
Eerder dit jaar koos SteriNoord voor Checks voor de personeelsplanning en urenadministratie. In april is Checks intern geïntroduceerd door Meike Vierstra. We spraken haar onlangs om meer te weten te komen over dit traject en hoe de software nu ingezet wordt.
Kun je iets vertellen over jouw functie, Meike?
‘Ik ben Coördinator HR en Roostering bij SteriNoord. Ik werk hier nu 2,5 jaar. Het is een brede functie die hiervoor altijd door externen werd bekleed. Ik ben ook de kartrekker voor Checks en heb me bezig gehouden met de selectie van het softwarepakket tot aan de implementatie en het gebruik nu.
SteriNoord is bijna 24 uur per dag open en altijd bereikbaar. We hebben ongeveer 70 medewerkers in dienst.’
Waarom hebben jullie voor Checks gekozen?
‘Hiervoor gebruikten we een ander softwarepakket voor personeelsplanning maar dat kon helaas niet alles. Checks biedt ons veel meer opties, dat sprong er ook uit bij de selectie van jullie pakket. De CAO voor ziekenhuizen in Checks is voor ons ook heel belangrijk. En de Jaarurensystematiek in Checks was ook van belang bij deze keuze voor het pakket. We hebben verschillende softwarepakketten bekeken. Sommige waren meer gericht op grote organisaties. Checks sprong er wel uit, ook omdat er maatwerk mogelijk is.’
Hoe bevalt Checks nu?
‘Sinds 1 januari waren we al aan het schaduwdraaien en sinds april maken we de planning en administreren we de uren in Checks. De teamleiders maken zelf de planning. Zij maken een jaarrooster wat bestaat uit een basisrooster met een vast ploegendienst patroon. Dit wordt aangevuld met bijzondere diensten zoals nacht- en weekenddiensten. Het verloopt tot nu toe goed, al zijn er soms nog wat puntjes op de i te zetten, vooral bij de rapportages. Ook de koppeling met Nmbrs volgt nog, daar kijken we met smart naar uit.
Voor de planners is Checks soms nog een beetje wennen. Hiervoor hadden we een vrij simpel pakket. Het is een voor- en nadeel van Checks dat er veel opties in het pakket zitten. Voor de medewerkers is het heel makkelijk. Zij gebruiken de ChecksApp en MyChecks voor het inzien van het eigen rooster, verlof aanvragen en het bekijken van de (verlof)uren. De mensen vinden het prettig dat ze dit nu allemaal zelf in kunnen zien.’
Welke opties van Checks zijn belangrijk?
‘Heel belangrijk voor ons is de urenregistratie en de Jaarurensystematiek in Checks. Vanwege de CAO Ziekenhuizen hebben we te maken met veel extra regels die we nu allemaal kwijt kunnen in Checks, heel fijn.
Ook de berekening van toeslagen met urencodes en de tellingen via rapportagemodule ChecksCounts verloopt heel goed.’
Welke voordelen zijn er nog meer voor SteriNoord?
‘Naast het maken van de planning zijn er veel rapportages in Checks voorhanden. Hiermee sturen we per kwartaal op de uren van de medewerkers. Daarvoor gebruiken we ook de jaarurenkaarten. Dit zijn verzamel jaarkaarten voor de planners en managers waarop we de uren en verlofstanden per contract kunnen zien. We zijn ook nog aan het werk met een rapportage voor de begroting.
Daarnaast biedt Checks ons voordeel en tijdsbesparing bij de verloning van toeslagen en het berekenen van wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldi.’
Hebben jullie nog wensen voor de toekomst?
‘Als volgende fase zie ik de automatische uitrol van taken en het eerlijker verdelen van taken en diensten. Nu doen we dit nog handmatig maar ik weet dat het met Checks ook automatisch kan. Hier gaan we nog stappen in zetten.’
Hoe bevalt de samenwerking?
‘We zijn tevreden over Checks. De software biedt ons veel opties. Het contact met Esther (implementatieconsultant) is prettig. Zij pakt vragen direct voor ons op. Integral is een fijne partij!’