Binnen het project Dienstrooster 24-uursdienst van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid wordt gewerkt aan een aantal belangrijke vernieuwingen. In dit artikel richten we ons op één daarvan: de vernieuwde roosterapplicatie voor de 24-uursdienst, dagrepressie en vrijwilligers van Dordrecht. Begin 2025 is een projectgroep aan de slag gegaan om de bestaande applicatie, Checks, klaar te stomen voor de toekomst. Het doel? Vanaf 1 oktober 2025 de genoemde doelgroep laten werken met een frisse, slimme en goed gekoppelde app.
Waar is de Veiligheidsregio mee bezig?
De bestaande roosterapplicatie Checks krijgt allereerst een upgrade. Daarmee legt de Veiligheidsregio de basis voor toekomstige mogelijkheden zoals automatische signalering bij overtreding van de arbeidstijdenwet, versturen van planningsverzoeken en het eenvoudig indienen van verlof of overwerk. De app wordt dus slimmer, gebruiksvriendelijker én handiger ingezet voor het dagelijks gebruik. Niet alleen fijn voor de eindgebruikers, maar ook positief voor de planners. Voor hen wordt het namelijk ook eenvoudiger om roosters te maken doordat onder andere de beschikbaarheid inzichtelijker wordt.
Wat betekent dit voor de medewerkers?
Applicaties en systemen zijn er om het werk makkelijker te maken en met de nieuwe versie van Checks kunnen de 24-uursdient collega’s, de dagrepressie en alle Dordtse vrijwilligers straks veel gemakkelijker:
- hun actuele dienstrooster inzien, waar en wanneer ze maar willen,
- verlof aanvragen doen in een paar klikken,
- diensten ruilen met collega’s,
- en overwerk registreren via de ChecksApp.
De koppeling met AFAS zorgt er daarnaast voor dat gegevens automatisch worden uitgewisseld. Dit betekent geen dubbel werk of papieren rompslomp meer. Dat is straks allemaal verleden tijd.
Slimmer plannen en beheren
Volgens Robert Hofman (Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid), vanuit zijn rol als tactisch functioneel beheerder bij het project betrokken, levert de koppeling met AFAS vooral tijdwinst en minder fouten op. “Nieuwe medewerkers worden enkel nog in AFAS ingevoerd. Alles wordt vervolgens automatisch doorgezet naar Checks, inclusief verlof- en roosterinformatie. De gebruiker merkt daar helemaal niets van, want de systemen wisselen informatie in de avond uit waarna het de eerstvolgende dag allemaal netjes gesynchroniseerd is.”
Om dit allemaal in goede banen te leiden zijn I&A en ook HRM logischerwijs op het project aangesloten. Vanuit deze twee vakgebieden komen er namelijk zaken mee zoals de arbeidstijdenwet, verlofregistratie en informatieveiligheid. Dat soort zaken moet nu eenmaal goed worden geborgd. En dat verloopt ook allemaal voorspoedig, vertelt Robert. “We praten, overleggen en stemmen veel met elkaar af. Op die manier weten we wat er voor iedereen belangrijk is en wat er moet gebeuren. De samenwerking bevalt dan ook goed.”
Ook Willem Boersma van Integral (Checks) is blij met de samenwerking “De projectgroep zit er goed in en er is regelmatig overleg met de verschillende betrokkenen, wat erg fijn is. Daarnaast gebruiken we bestaande functies van Checks nu veel beter. Medewerkers kunnen straks veel meer zelf regelen via de app, en dat maakt het systeem een stuk gebruiksvriendelijker én efficiënter.”
Eén systeem, meer gemak
Het idee is dat gebruikers straks niet langer bezig hoeven te zijn met welk systeem wat doet. “Dankzij de koppeling met AFAS hoeven gegevens maar op één plek te worden ingevoerd”, vervolgt Willem. Denk bijvoorbeeld aan verlof of ziekte. Zowel Checks als AFAS bevatten straks diezelfde informatie, wat meteen een hoop duidelijkheid geeft. “Een ander groot voordeel is dat het invoeren van bijvoorbeeld overuren en tijd voor tijd ook slechts op één plek hoeft te gebeuren. Dat scheelt weer een hoop overtypwerk.” Al met al gaat roosterapplicatie Checks een stuk belangrijker worden en komt het meer in het hart van het proces te staan als het aankomt op planning en urenregistratie.
En nu?
De komende maanden wordt hard doorgewerkt aan de verdere inrichting en de testfase. Dankzij de betrokkenheid van planners, brandweermensen, vrijwilligers, Hrm’ers en I&A-collega’s ontstaat er een toepassing die écht aansluit op de praktijk. Zodat collega’s straks met één app hun rooster kunnen regelen en tijd overhouden voor andere werkzaamheden.