Eén van onze Checks klanten uit de culturele sector is Muziekgebouw Frits Philips Eindhoven. Muziekgebouw Eindhoven is een eigentijdse concertzaal met een internationale allure. Een akoestische toplocatie die een grote aantrekkingskracht uitoefent op wereldbefaamde orkesten, solisten, bands en artiesten. De focus ligt op de concerten in de avonduren en weekenden, maar er vinden ook zakelijke events, congressen en bijeenkomsten plaats. Jaarlijks vinden ruim 160.000 muziekliefhebbers en bezoekers hun weg naar dit bijzondere gebouw in het hart van Eindhoven.
Marijke de Groot is teamleider Hospitality en Horeca bij Muziekgebouw Eindhoven en is onder andere verantwoordelijk voor de personeelsplanning van deze afdeling. Zij heeft normaal gesproken contact met Esther Renes en Willem Boersma bij Integral. Destijds voor de implementatie en training en momenteel voor support. Voor deze gelegenheid sprak marketeer Manon Out met Marijke de Groot om meer te weten te komen over de keuze voor Checks en het gebruik van de software bij het muziekgebouw.
Kun je iets vertellen over jouw team?
“Er is in de afgelopen jaren veel gebeurd, waaronder natuurlijk ook corona en de nasleep daarvan. De personele buffer was in de corona periode naar een dieptepunt geslonken. De corona periode was pittig. Maar nu gaat het gelukkig weer goed.
In de horeca is het lastig geweest om mensen te krijgen. We hebben veel met uitzendkrachten gewerkt, maar nu hebben we gelukkig weer een goed gevulde poule met circa 50 medewerkers. Hier zitten ook veel oproepkrachten bij.
De medewerkers werken op veel uiteenlopende tijden, taken, werkplekken en diensten. Catering, bijvoorbeeld ook backstage, festivals en soms ook werken op externe plekken. Dit maakt het wel een extra uitdaging om een goede planning te maken”.
Sinds wanneer werk je met Checks voor het maken van de personeelsplanning?
“We zijn in 2021 gestart met de implementatie. Dat was in corona tijd. Daardoor hadden we wel meer tijd om dit goed neer te zetten. We hebben daar toen ook de tijd voor genomen. Voordat we live gingen met jullie softwarepakket Checks hebben we ook drie maanden schaduw gedraaid met onze “oude” manier van plannen naast Checks. We hebben in die periode ook nog bijgeschaafd aan de inrichting en zijn toen op 1 januari 2022 Checks volledig in gebruik gaan nemen”.
Waarom hebben jullie destijds voor Checks gekozen?
“Voordat we met Checks startten, gebruikten we nog Excel voor het maken van onze personeelsroosters. We hebben veel gezocht maar konden eerder geen passend softwarepakket voor het plannen van de medewerkers vinden. Andere pakketten waren bijvoorbeeld niet compatible met Yesplan of ATPS. Soms kon er met andere software ook niet geëxporteerd worden naar Excel of de App was niet zo goed. Checks bood de meeste mogelijkheden. Wat ook fijn is aan de software is dat je het zelf naar eigen wens kunt inrichten.
Zo maken we nu veel gebruik van de ChecksApp voor de communicatie en interactie met de medewerkers en zetten we de rapportagemodule ChecksCounts in voor het uitdraaien van rapporten en lijsten in Excel. De koppeling van Checks met Yesplan is voor ons wel echt essentieel. In Yesplan worden alle concerten en reserveringen van Muziekgebouw Eindhoven ingeboekt. De medewerkers worden aan al deze boekingen gekoppeld met Checks”.
Marijke voegt nog toe: “Voordat we voor Checks kozen, hebben we ons huiswerk goed gedaan. We hebben met poppodium Doornroosje in Nijmegen gesproken die Checks toen al gebruikte voor de personeelsplanning. Zij waren ook enthousiast over de software”.
Wat is jullie planproces?
“Ik maak per week een rooster en die maak ik drie weken vooruit. We vragen van tevoren via de ChecksApp aan medewerkers om door te geven wanneer ze niet beschikbaar zijn. Voorwaarde is dat ze minimaal twee keer per week wel beschikbaar zijn. Vervolgens maak ik zelf het rooster in Checks. Mocht ik er een keer niet zijn dan is er een collega die dit over kan nemen.
We hebben te maken met veel wisselende tijden, diensten en werkplekken. Dat maakt het best complex. Daarbij moet een team dat wordt ingezet op een event of productie in balans zijn. Afhankelijk van hetgeen waar ik ze op inplan, moeten er mensen zijn die ook voldoende ervaring hebben naast mensen met minder ervaring. Soms ook mensen die goed kunnen tillen voor bepaalde klussen. Veel onregelmatige diensten en tijden. Niet iedereen kan op alle diensten worden ingezet. Mensen moeten ook eerst goed worden ingewerkt. Daarom werk ik ook veel met de competenties in Checks.
Er zijn ook veel veranderingen en wisselingen in het rooster door last-minute wijzigingen maar ook door ziekte bijvoorbeeld. Geen dag en opdracht is hetzelfde. Met de planning ben ik toch wel een dag per week bezig. Op termijn zou ik de Verdeler van Checks willen gebruiken voor het automatisch inplannen van de medewerkers op basis van beschikbaarheid en competenties. Wel kunnen de medewerkers zich nu al intekenen op openstaande diensten en werkvraag of ook diensten ruilen via de ChecksApp”.
Hoe bevalt Checks?
“We hebben veel gemak van de ChecksApp bij de communicatie met de medewerkers. Ik kan ook makkelijk aanpassingen doen voor de hele groep. Ik hoef niet meer te mailen en te bellen. Zeker studenten en jongeren hebben hun telefoon de hele dag op zak en dan werkt de App prima om hen snel te bereiken. Zo kan ik ze bijvoorbeeld via een pushbericht op de App laten weten dat ze een half uur eerder op hun werkplek moeten zijn, en waar ze zich precies moeten melden.
Met de rapportagemodule ChecksCounts maken we allerlei lijsten en overzichten, bijvoorbeeld voor uren en begrotingen. Ook gebruiken we Counts voor het uitzetten van openstaande diensten bij uitzendbureaus voor het inhuren van externe krachten”.
Hoe gaat de samenwerking met Integral?
“Ik krijg snel reactie op mijn vragen. Complimenten aan Integral daarvoor, ook voor het meedenken. De mensen bij support zijn super geduldig. Ook de ondersteuning bij het maken van rapportages is heel fijn”.
Zou je Checks aanbevelen?
“Ja, ik ben heel tevreden en denk dat Checks heel goed werkt voor bedrijven. Vooral dat je op je eigen manier Checks kunt inrichten is heel fijn. Bovendien is er ook goede support en is Checks compatible met andere pakketten”.