In maart 2018 koos Muller Zorg- en Dienstverlening om van de losse lijstjes in Excel over te stappen op Checks voor hun personeelsplanning. José Muller is heel enthousiast over haar nieuwe softwarepakket voor het plannen van hun 25 medewerkers. Het ondernemende zorgechtpaar José en Rob Muller levert in Residentie De Kroeven 24 uur per dag zorg aan mensen met dementie.
Nieuw woon/zorg initiatief
In oktober 2016 startte het echtpaar met het aanbieden van volwaardige thuiszorg en dagbesteding in 13 appartementen. José is verpleegkundige met daarbij ook ruime ervaring in zorgmanagement. Ze had de gang van zaken bij eerdere werkgevers wel gezien en wilde het anders aanpakken. Niet meer de lijstjes afvinken maar goede zorg en dagbesteding op maat aanbieden. Zodoende startte ze samen met haar man, die de technische kant en dagelijkse klussen voor zijn rekening neemt, dit wooninitiatief.
Professionaliseringsslag
Voordat José koos voor Checks was ze veel tijd kwijt aan het handmatig opstellen van het rooster en het berekenen van de verschillende onregelmatigheidstoeslagen (ORT). Ze vond het tijd worden voor een verdere professionalisering en kwam via via uit bij Hauke Sie van Integral. Hij gaf haar samen met Ria Kootstra van Zorgboerderij De Stobbepoele / Ryco planning het vertrouwen om met softwarepakket Checks van Integral aan de slag te gaan. “Hauke luisterde goed naar mijn wensen en heeft me een mooi totaalpakket aangeboden. We werken nu bijna twee maanden met Checks; ik heb er nog geen moment spijt van gehad,” aldus José Muller.
Makkelijk plannen in Checks
“Het personeelsrooster maken in Checks gaat heel makkelijk, geeft José aan. “Ik heb eerder ook met andere roosterprogramma’s gewerkt. Het is dus een kwestie van leren welk knopje waar zit. Hiervoor heb ik een middag training gehad en heeft het Integral team geholpen met het verwerken van onze wensen in Checks en het opstellen van de rapportages.”
“Voor de huishoudelijke- en facilitaire dienst heb ik een roulatierooster opgesteld en voor de zorgmedewerkers is er een 24-uurs rooster. Eén van de teamleden doet de planning. Hiervoor mogen de teamleden op een blanco rooster aangeven wanneer ze willen werken. Een teamlid voert dat in en gaat dan schuiven met de planning. We hebben nu één maand in Checks de roosters gemaakt. Daarnaast gebruiken we ChecksCounts voor de ORT berekening en het uitprinten van het rooster. Dat laatste vinden de medewerkers prettig”.
“Wij zijn rustig aan begonnen met Checks en introduceren de mogelijkheden stapje voor stapje aan het personeel. We zijn van plan om later ook aan de slag te gaan met MyChecks. Hiermee kunnen onze mensen het rooster online inzien en thuis intekenen op openstaande diensten.”
Voordelen Checks voor management en medewerkers
Checks biedt Muller Zorg- en Dienstverlening een totaaloverzicht. “Ik kan gelijk zien hoe het rooster er tot en met juni voor staat”, laat José weten. “Hoeveel uren wordt er gewerkt en wie zit er in de min? Ik kan het rooster daar gelijk op aanpassen en zorg daarmee voor een betere balans. Ook voorkom ik daarmee een stuwmeer aan uren.”
“De planning klopt ook altijd. Vakantie uren kan ik gelijk inplannen. Het is veel makkelijker om met Checks te monitoren en te sturen. Kortom, een flink pluspunt voor onze bedrijfsvoering. En uiteraard bespaar ik nu tijd. Eerder werkte ik met losse lijstjes wat onoverzichtelijk was en mij dus veel meer tijd kostte”.
“Ook bespreken we met het team wat er uit de Checks managementinfo gehaald wordt, zoals hoeveel tijd we spenderen aan de cliënten of aan andere specifieke zorgtaken. Goed en belangrijk om dit met het team te delen!” vindt José Muller.
Samenwerking Integral
José is goed te spreken over de samenwerking met Integral, leverancier van Checks: “Integral is erg toegankelijk en goed bereikbaar. Belangrijk is ook de service op maat. Ik heb goed contact en krijg spontaan advies ter verbetering van onze planning. Dan is de keuze aan mij om daar al dan niet wat mee te doen, maar prettig is het wel”.
Over Muller Zorg- en Dienstverlening
Muller Zorg- en Dienstverlening biedt in Residentie De Kroeven zorg en dagbesteding aan ouderen met dementie. Het ondernemende zorgechtpaar Rob en José Muller woont zelf ook in Residentie De Kroeven. De kleinschalige woonlocatie in het Brabantse Roosendaal bestaat uit dertien luxe appartementen. Samen met een vast team van medewerkers zorgen ze dat het de cliënten aan niets ontbreekt.