Hellema Hallum BV is een familiebedrijf in het noorden van Friesland. Hellema is ooit begonnen als lokale banketbakker, inmiddels uitgegroeid tot internationaal ontwikkelaar, producent en leverancier van koekjes, biscuits en tussendoortjes voor de hele familie.
Sinds 2018 maakt Hellema Hallum BV gebruik van Checks voor de personeelsplanning. Vandaag heb ik afgesproken met Rolf Strässer, personeelsplanner bij Hellema Hallum BV. Hij vertelt ons over zijn ervaring met Checks en wat dit planpakket de organisatie gebracht heeft.
Waarom zijn jullie overgestapt naar Checks voor het plannen van personeel?
“Voordat we de medewerkers met Checks gingen plannen gebruikten we Excel. We planden slechts één dag vooruit. Maar dan kwam je pas op de dag zelf erachter dat je een probleem had. We hebben ongeveer 130-170 man personeel en hier komen ook nog zo rond de 40-50 uitzendkrachten bij. Dus in totaal rond de 200 man die ingepland moeten worden. We hebben ook nog vrij complexe planningen met roulatieroosters en 2, 3 en 5 ploegenroosters. Dit was in Excel niet meer te doen, we hadden totaal geen overzicht. Daarom zijn we overgestapt naar de personeelsplanning software Checks.”
Hoe verliep de implementatie van de personeelsplanning software Checks?
“In de zomer van 2018 zijn we begonnen met de implementatie van Checks. Mijn voorganger was hiermee gestart en ik heb het toen van hem overgenomen. We zijn toen volledig opnieuw begonnen. Ik heb bij de implementatie intensief samengewerkt met Willem (van Checks) om alles zo in te richten zoals we het wilden hebben. Ik deed dit naast mijn vaste werkzaamheden en het heeft ongeveer 9 weken geduurd.”
“Na 9 weken konden we live gaan. Het heeft echt echter nog wel een hele tijd geduurd voordat we het systeem zo hadden ingericht zoals we het nu hebben. Eigenlijk is dit pas sinds vorige zomer dat het ècht loopt zoals we het wilden. Dit komt doordat we een hele complexe planning hebben met mensen in verschillende roulaties en ook werken met veel verschillende uitzendbureaus. Maar ook omdat we nog extra elementen hebben laten inrichten, zodat Checks nog beter aansluit bij de manier waarop wij werken.”
Leuke anekdote
“Wat ik écht heel grappig vond is dat Willem in het begin bij ons is gaan testen met de testpersoon “K. Bakker”. Hij noemde deze persoon Koekjes Bakker, omdat we een koekbedrijf zijn. Deze persoon heette gewoon Kees Bakker, maar ik heb hier heel hard om moeten lachen”.
Hoe verloopt het planproces bij Hellema?
“We ontvangen de werkvraag van onze productieafdeling in een Excel weekoverzicht. We draaien de vaste roulatieroosters voor een half jaar uit en verdelen de werkvraag met de Checks Verdeler automatisch over deze roulatieroosters. Daarna verbeteren we zelf nog een kleine 5 à 10 procent met de hand door te kijken wat er wel en niet kan. De overgebleven werkvraag wordt gevuld door de uitzendbureaus.”
“We plannen nu volledig in Checks en hebben zelfs het grootste uitzendbureau (Randstad) geïntegreerd in Checks met I-plan. Nadat we de werkvraag hebben verdeeld over de roulatieroosters sturen we de overgebleven werkvraag naar het uitzendbureau. Zij sturen vervolgens de uitzendkrachten terug en dat allemaal via Checks! Dit gebeurde in het begin wekelijks, maar nu is deze koppeling er op dag niveau.”
“Niet alle nog openstaande werkvraag wordt overigens door het uitzendbureau gepland, wij plannen zelf specifieke functies, omdat wij dan meer controle hebben over de competenties die daar aan hangen.”
“We plannen nu drie weken vooruit, hierdoor hebben we veel meer overzicht en zien we eerder waar de gaten vallen. Doordat we nu drie weken van tevoren zien waar de problemen zitten kunnen we tijdig mensen vragen om een extra dienst te draaien of een dienst te ruilen. Het overzicht dat je vijf jaar geleden niet had dat heb je nu wel waardoor je betere resultaten kunt draaien.”
Wat zijn de voordelen van Checks?
“Door Checks kunnen we complexe planningen maken met verschillende ploegenroosters en roulatieroosters. Ook parttimedagen, persoonlijke roosters en CAO dagen etc. zit allemaal ingebouwd in de roosters via Checks. Als je de basis goed hebt staan dan kun je daar een heleboel rust uithalen. Het is bovendien veel minder foutgevoelig.”
“Daarnaast kunnen we door het plannen met Checks verder vooruitkijken. Hierdoor heb je meer overzicht. Hierdoor zie je eerder wanneer er gaten vallen en kun je hier op anticiperen. Dit biedt rust en stabiliteit.”
Hoe was de samenwerking met het team achter Checks?
“Daar waar ik het nodig had kreeg ik altijd hulp. Soms had ik moeilijke vragen, dan duurde het iets langer, omdat er dan specifiek iets ingericht moest worden. Maar de deadline werd altijd goed gecommuniceerd naar elkaar, waardoor de deadline vaak met ruime marge gehaald werd.”
“Maar vaak werd ik ook heel snel geholpen. Zo had ik vorige week een verzoek voor een wijziging in een dag overzicht en binnen twee dagen had ik een nieuw dag overzicht!”
“Verder is het contact prettig en wordt er eigenlijk nooit moeilijk gedaan. Ook wanneer ik nog een kleine opmerking heb nadat een document al twaalf keer op en neer is gegaan, ook dan wordt er niet moeilijk over gedaan. Dat werkt heel prettig.”
Hoe communiceren jullie de roosters naar de medewerkers?
“We communiceren in principe op woensdag de roosters van daaropvolgende week naar de werknemers via de App. Aan de werknemers wordt gevraagd om akkoord te geven via de App op het rooster (voor donderdag einde middag). Dit is zodat wij weten dat de werknemers het rooster gezien hebben. Het rooster communiceren via de App werkt in principe heel prettig, alleen nog niet alle werknemers geven akkoord in de App. Dat is voor ons lastig, omdat we er dan alsnog achteraan moeten gaan of werknemers het rooster wel gezien hebben. Op dit punt is voor ons nog ruimte voor verbetering.”
Hebben jullie plannen voor de toekomst?
“We hebben de verlofaanvragen momenteel nog uitstaan in Checks. Dit willen we de komende tijd wel gaan implementeren. Daarnaast willen we graag dat meer medewerkers akkoord geven op het rooster in de App. Dan wordt het voor ons makkelijker, omdat je dan niet meer alsnog hoeft te controleren of een werknemer het rooster heeft gezien.”
Zou je Checks aanbevelen aan andere organisaties?
“Ik zou Checks zeker aanbevelen als je complexe roosters hebt qua ploegendiensten en roulatieroosters. Als je de basis goed hebt staan dan geeft het plannen met Checks een heel goed overzicht en is het gewoonweg veel minder foutgevoelig. Dit geeft een heleboel rust.”
“Daarnaast is het team achter Checks betrouwbaar en snel en als ze iets niet weten dan zeggen ze dit gewoon. Ze gaan het dan uitzoeken en dan komen ze er twee dagen later alsnog op terug. Ik heb nooit vertraging gehad omdat de support niet snel genoeg was.”
Rolf Strasser, personeelsplanner Hellema Hallum BV